Votre fichier clients respecte-t-il les nouvelles règles ?

La protection de la vie privée...

Vous pouvez toujours demander... Rien ne vous empêche bien sûr d’inviter vos clients à vous communiquer leurs coordonnées. Peut-être travaillez-vous avec une carte client ou permettez-vous à vos clients d’indiquer sur votre site Web certaines informations que vous pourrez utiliser par la suite (leur nom, adresse, adresse e-mail, ...).

Des règles européennes plus strictes en vue... Il est beaucoup question du règlement européen qui instaurera, à partir du 25.05.2018, des règles plus strictes par rapport à de telles bases de données. Des sanctions pourraient alors aussi être infligées.

Un fichier clients est toujours admis. Si vos clients vous communiquent des données à caractère personnel à des fins clairement définies, vous pouvez les conserver dans un fichier et les utiliser à ces fins. Limitez-vous toutefois aux données qui vous sont utiles et nécessaires et qui concernent les clients eux-mêmes. Ne demandez donc pas p.ex. les données de membres de la famille ou d’amis.

Attention !  La date de naissance est p.ex. souvent une donnée superflue, sauf si vous envoyez systématiquement des cartes d’anniversaire à vos clients...

À déclarer préalablement ! Vous devez aujourd’hui toujours déclarer préalablement une telle base de données à la Commission de la protection de la vie privée. Cela changera après l’entrée en vigueur du règlement. Dans certains cas (surtout dans les grandes entreprises), d’autres formalités devront alors être accomplies. Jusqu’au 25.05.2018, cette déclaration reste toutefois obligatoire...

Informer préalablement ! Une fois le règlement entré en vigueur, il importera, pour les nouvelles données que vous collectez, d’informer suffisamment les clients, p.ex. au moyen d’une clause figurant sur le formulaire à compléter.

Conseil 1.  Indiquez p.ex. que «vous utiliserez aussi les données pour l’envoi de vos propres publicités et promotions et ce, naturellement, dans le respect des intérêts légitimes de l’intéressé(e), qui a aussi toujours le droit de s’y opposer».

Conseil 2. Si vous obtenez les données de vos clients autrement, sans qu’ils aient reçu ces informations (vous avez p.ex. l’adresse d’un client qui a passé une commande chez vous), vous ne pouvez pas ajouter ces données au fichier, ni envoyer de la publicité à ces clients. Mieux vaut alors demander au préalable leur autorisation.

Commencez dès maintenant... Ainsi, votre fichier de données sera conforme aux nouvelles règles dès l’entrée en vigueur du règlement.

Pourrez-vous encore envoyer de la pub ?

Pas grand-chose ne change ici... Ce qui est surtout important, c’est que vos clients ne soient pas surpris et que vous n’utilisiez pas ces données à des fins auxquelles ils ne s’attendent pas.

Prévoir un opt-in avant d’envoyer un e-mail ? Si c’est votre client, vous n’avez pas besoin d’autorisation spécifique pour envoyer un courriel promotionnel pour des produits similaires. Vous pouvez lui envoyer directement votre courriel publicitaire sans qu’un opt-in soit nécessaire.

Attention !  Lorsque vous envoyez un courriel, vous devez toutefois prévoir un «opt-out» (la possibilité de ne plus recevoir de messages à l’avenir).