AGENT IMMOBILIER - VIE PRIVÉE - 03.02.2020

Données des clients, RGPD et délai de conservation...

Récemment, une entreprise immobilière a reçu une énorme amende basée sur le RGPD, car elle conservait les données de ses clients trop longtemps. Qu’en est-il exactement ? Combien de temps pouvez-vous les conserver sans risque ?

Utiliser et conserver les données clients

Risquez-vous une amende, en tant qu’agent ? Récemment, l’autorité allemande de protection des données a imposé une amende de 14,5 millions € (!) à une société immobilière pour avoir stocké des données personnelles pendant des années, sans que cela soit nécessaire. En Belgique aussi, de telles amendes sont possibles. Voyons comment éviter que cela vous arrive...

Ne demander que les données nécessaires. C’est l’un des principes de base du RGPD. Vous ne pouvez récupérer et stocker que les données personnelles dont vous avez réellement besoin.

Pas toujours besoin de l’autorisation. Pour le RGPD, le traitement des données des clients doit reposer sur une base juridique. Il peut s’agir du consentement du client, mais aussi p.ex. de la collecte de données à caractère personnel (ordinaires) nécessaire à l’exécution du contrat ou justifiée par un intérêt légitime.

Attention !  Cette autorisation est requise dans tous les cas pour envoyer des messages par courrier électronique à des non-clients.

Intérêt légitime. Vous pouvez invoquer cette base juridique p.ex. pour envoyer des informations commerciales à un client potentiel, comme une personne qui vous a contacté pour obtenir des renseignements sur un bien déterminé. Il est alors important de faire la balance entre l’intérêt commercial de votre entreprise et celui du client. Si vous pouvez demander la permission, il est toujours plus sûr de le faire.

Autorisation. Si vous demandez l’autorisation du client, assurez-vous qu’il puisse la retirer à tout moment. Le consentement doit toujours être libre, spécifique et informé. Cela signifie, entre autres, que le client doit clairement savoir quelles sont les données conservées. Il est préférable d’élaborer une «politique de confidentialité» dans laquelle vous incluez toutes les informations obligatoires.

Combien de temps puis-je les garder ?

Pas sans limite de temps ! La règle de base est que vous pouvez conserver les données à caractère personnel aussi longtemps que l’objectif de leur collecte le justifie. Il n’y a pas une seule durée de conservation. Vous devrez toujours justifier la durée retenue. Le plus important, c’est que vous puissiez toujours détailler le raisonnement sous-jacent, qui explique pourquoi vous considérez cette période de conservation comme nécessaire.

Bon à savoir. Dans certains cas, le législateur détermine une durée minimale de conservation des données, p.ex. en ce qui concerne les enquêtes anti-blanchiment. Vous devez alors la respecter, et il est préférable de le mentionner comme justificatif de votre délai de conservation.

Gestion clientèle. En ce qui concerne la gestion administrative de vos clients, vous pouvez choisir de conserver les données pendant toute la durée du contrat, voire parfois un petit peu au-delà, p.ex. jusqu’à un mois après la fin du contrat.

Autorisation du client ? Dans ce cas, vous pouvez conserver les données aussi longtemps que nécessaire, à moins que l’autorisation ne soit révoquée.

Conseil.  Si vous liez l’autorisation à une durée déterminée, p.ex. si un acheteur potentiel accepte de recevoir des annonces pour des propriétés dans le voisinage au cours de l’année à venir, vous pouvez être sûr que cette durée ne sera pas remise en question par la suite.

Si vous liez un délai déterminé à l’autorisation du client, vous êtes assuré de pouvoir utiliser ses données pendant cette période, à moins que l’autorisation ne soit révoquée. Sinon, motivez, dans votre «policy», la durée pendant laquelle vous avez besoin des données (p.ex. la durée du contrat ou la période de conservation légale). Mais alors, ne conservez pas les données plus longtemps que ce qui est réellement nécessaire.

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