REGISTRE UBO - 06.02.2020

Quelque chose à faire une fois enregistré ?

Votre comptable ou vous avez procédé à temps, l’an passé, à l’enregistrement de votre société dans le registre UBO. En êtes-vous alors quitte pour de bon ou reste-t-il parfois quelque chose à faire encore ?

Le registre UBO. C’est cette banque de données créée au sein du SPF Finances où doivent être repris tous les bénéficiaires effectifs (Ultimate Beneficial Owners - UBO) des sociétés, ASBL et fondations belges. Les bénéficiaires effectifs de votre société sont en principe les personnes physiques qui y détiennent directement ou indirectement au moins 25 % des droits de vote ou du patrimoine. Sont aussi réputés tels les personnes physiques qui contrôlent la société par un autre biais. Normalement, vous êtes donc le bénéficiaire effectif ou un des bénéficiaires effectifs de votre société.

La période de tolérance est échue. La date ultime à laquelle l’information relative aux bénéficiaires effectifs de votre société devait se trouver dans le registre UBO, avait déjà été reportée quelques fois, la dernière jusqu’au 30.09.2019. Ensuite, il y avait eu une période de tolérance temporaire, durant laquelle les enregistrements faits jusqu’au 31.12.2019 ne seraient pas sanctionnés d’une amende, bien que tardifs. Nous supposons que vous avez veillé à (faire) procéder à cet enregistrement ou que vous y veillerez en tout cas tout prochainement.

L’enregistrement est réglé et ensuite ? Tout n’est pas fini une fois inscrit dans le registre UBO. Vous/votre comptable devrez encore vous connecter de temps à autre au registre UBO pour y communiquer d’éventuelles modifications ou confirmer les données enregistrées.

Communiquer les modifications. Vous devez transmettre endéans le mois toute modification des informations reprises au registre UBO. C’est p.ex. le cas si un bénéficiaire effectif s’ajoute ou disparaît à la suite p.ex. d’une cession d’actions ou si vous-même ou un autre bénéficiaire effectif déménagez.

Une confirmation annuelle. Vous devez confirmer une fois par an que les informations du registre UBO sont encore adéquates, exactes et actuelles ou, sinon, les adapter. Ce délai d’un an court à partir de la dernière modification apportée au registre UBO ou de la dernière confirmation.

Conseil.  Un mois avant l’échéance du délai d’un an, vous recevrez un rappel automatique via MyMinFin ou votre eBox.

Votre comptable/vous devrez encore vous connecter de temps à autre au registre UBO. Toute modification des données enregistrées, à la suite p.ex. d’une cession d’actions, vous devez la communiquer dans le mois et une fois par an, vous devez aussi confirmer que l’information reprise dans le registre est encore adéquate, exacte et actuelle.

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