CONTRÔLE TVA - COMPTABILITÉ - 25.03.2020

Puis-je voir votre bon de commande ? Pardon... 

Durant un contrôle TVA, un exploitant horeca s’est vu demander tous ses carnets sur lesquels étaient notées les commandes. Ceux-ci doivent-ils vraiment être conservés, même si vous travaillez avec une caisse enregistreuse ?

Carnets de commande : document de contrôle ?

Comment les commandes doivent-elles être notées dans l’horeca ?

Pas de procédés imposés. C’est un point important. La manière dont un restaurant ou un café doit prendre une commande d’un client n’est stipulée nulle part. L’exploitant horeca est donc totalement libre.

Faut-il la noter par écrit ? Non, ce n’est pas non plus prévu. Il n’est précisé nulle part que toute commande doit être établie par écrit. Ne pas noter «Deux bières et un coca», mais le retenir est donc possible...

Dans un restaurant non plus ? Absolument. Si le serveur a une bonne mémoire, rien n’empêche qu’il prenne la commande oralement et la transmette en cuisine. Plus le restaurant est grand, moins il est évidemment crédible de tout retenir. En cuisine, on retient aussi tout ce qui a été commandé, monsieur ?

Dès que c’est par écrit, il faut conserver, comme pièce pour la comptabilité ?

Principe général. Vous le connaissez. Tous les documents qui sont nécessaires ou peuvent l’être pour le contrôle de votre chiffre d’affaires sont des documents qui peuvent être demandés et qui sont, dès lors, soumis au délai de conservation général de sept ans. Ce délai de sept ans commence à courir à partir du 1er  janvier de l’année qui suit celle durant laquelle le document a été établi (art. 60, §4 CTVA) .

Conserver les commandes écrites ? Oui ! Il n’est donc pas obligatoire de noter toute commande, mais si vous la notez, il faut la conserver.

Attention !  Idem d’ailleurs de l’agenda. Vous n’êtes pas obligé de tenir un agenda dans votre restaurant, mais si vous en avez un, il faut le conserver.

J’ai une mémoire d’éléphant... C’est à l’administration de la TVA de démontrer en premier lieu que vous notez vos commandes et/ou que vous tenez un agenda ; sinon, elle ne pourra pas le(s) demander vu que ce n’est pas obligatoire, mais quand même... Si vous savez que c’est tout sauf crédible, ne tentez pas le diable.

Avec ou sans caisse enregistreuse : une différence ?

Vous n’avez pas de caisse enregistreuse

Votre chiffre d’affaires reste sous le seuil de 25 000 €. Vous le savez. Si le chiffre d’affaires des repas consommés sur place, boissons non comprises, ne dépasse pas le seuil de 25 000 € (HTVA), une caisse enregistreuse n’est pas obligatoire. Vous devez alors délivrer une souche TVA pour les repas servis et les boissons qui les accompagnent (art. 22, §1, al. 1, 2° AR n° 1) .

Conserver toutes les commandes ? Oui, c’est la règle générale qui s’applique. Tous les livres papier et carnets utilisés par les serveurs pour noter des commandes doivent effectivement être conservés. Il s’agit de pièces justificatives sur la base desquelles les inscriptions dans le journal des recettes doivent être effectuées et dont l’original ou un double doit être conservé (art. 15, §2 AR n° 1) . L’agenda ou le livre des réservations doit donc, le cas échéant, aussi être conservé.

Attention !  En cas de non-conservation, vous risquez une amende de 1 000 € pour la première infraction, 2 000 € pour la deuxième infraction et 5 000 € pour toutes les infractions suivantes (AR n° 44, Annexe, Section IV, III) .

Vous utilisez une caisse enregistreuse

Pas le choix à partir de 25 000 € ! Vous le savez. L’utilisation d’une caisse enregistreuse est obligatoire lorsque les repas qui sont consommés sur place dépassent le seuil de 25 000 € (HTVA) (art. 21bis, §1, al. 1 AR n° 1) . Concrètement, c’est donc le chiffre d’affaires qui est soumis à 12 % de TVA. Les boissons et plats à emporter ne sont pas pris en considération.

Pas de journal des recettes ! C’est possible. Si vous utilisez une caisse enregistreuse, vous ne devez pas tenir de journal des recettes (circ. 2017/C/70, 06.11.2017, point 3.7) . La question de savoir si vous devez, dans un tel cas, aussi conserver les carnets de commande dépend de s’il est ou non fait usage de la fonction «gestion de table» dans la caisse enregistreuse.

Vous utilisez la fonction «gestion de table» ? Dans ce cas, toute commande est conservée de manière détaillée dans le journal électronique de la caisse enregistreuse et un «résumé», qui comprend la base d’imposition par taux, est verrouillé et conservé sous forme numérique. Les commandes sont donc déjà conservées dans la caisse enregistreuse.

Conseil.  Selon les désirs de l’exploitant, cette commande peut aussi être transférée et imprimée comme ticket de bar ou de cuisine. Ces tickets papier ne comportent aucun prix ou autres données en matière de TVA.

Conservation sous forme électronique, c’est bon ? Oui ! Pour l’administration, la conservation digitale des commandes dans le journal électronique et le résumé suffisent. Sous ces conditions, le ticket de bar ou le ticket de cuisine papier ne doivent donc pas être conservés (circ. 2017/C/70, 06.11.2017, point 3.12) .

Vous n’utilisez pas la fonction «gestion de table» ? La commande est alors notée sur des carnets, petites cartes, souches, etc., avant d’être transmise à la cuisine et/ou au bar. L’enregistrement dans le système de caisse enregistreuse n’est alors effectué qu’au moment où le client réclame l’addition. Dans ce cas, ces carnets, petites cartes, souches, etc. doivent être conservés durant sept ans.

Ce n’est que si vous travaillez avec une caisse enregistreuse et utilisez la fonction «gestion de table» que vous n’êtes pas tenu de conserver les commandes notées à la main. Dans tous les autres cas, elles sont soumises au délai de conservation de sept ans.

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