Jusqu’où va le droit de regard du commissaire aux comptes ?

La désignation d’un commissaire

En principe obligatoire dans tous les bâtiments. Chaque association de copropriétaires (ACP) doit nommer un commissaire. Alors que le «conseil de copropriété» n’est obligatoire que dans les grands immeubles d’habitation, le commissaire l’est également dans les petits immeubles. Il doit être désigné chaque année, par l’assemblée générale, à une majorité de la moitié des voix + 1.

Conseil.  Il est possible que personne ne soit candidat, surtout si l’assemblée générale n’accorde pas de rémunération au commissaire, ce qui n’est pas obligatoire. Dans ce cas, il n’y a pas de véritable sanction. En tant que syndic, veillez cependant à vous couvrir, en consignant explicitement ce fait dans le procès-verbal chaque année.

Qui est éligible ? En fait, tout le monde (sauf le syndic) est éligible. Il peut s’agir d’un copropriétaire ou de tout autre tiers, p.ex. son fils. Depuis 2019, plusieurs commissaires peuvent également être nommés. Aucun diplôme spécifique n’est requis. Cependant, la fonction en elle-même n’a de sens que si l’on nomme une personne qui a des connaissances en comptabilité et qui connaît également les principes de base de la copropriété.

Que fait exactement ce commissaire ? En résumé, il exerce un contrôle financier sur les documents comptables. La loi (nouv. art. 577-8/2 C. civ.) prévoit, depuis 2019, que l’autorité du commissaire aux comptes doit être définie dans le règlement d’ordre intérieur.

Conseil.  La loi prévoit l’établissement d’un rapport annuel par le commissaire. Et c’est l’un des éléments sur lesquels l’assemblée générale se base pour vous donner décharge, en tant que syndic.

Jusqu’où va son droit de regard ?

À quels documents a-t-il accès ? Afin de pouvoir s’acquitter de cette tâche, le commissaire aux comptes doit avoir accès à tous les documents comptables et financiers de l’ACP. En revanche, ça ne signifie pas, en soi, qu’il peut consulter des documents que les autres ne peuvent pas consulter. Chaque copropriétaire a en effet le droit de consulter les documents comptables.

Les documents comptables, évidemment. Le commissaire aux comptes doit vérifier (1) que les paiements sont conformes aux documents probants (factures, contrat de construction correspondant, devis, etc.), (2) que les paiements ont été effectués dans les délais, conformément aux conditions de facturation et (3) que les paiements ont été traités dans les comptes annuels globaux. Pour ce faire, il n’a pas besoin de consulter les documents que les autres copropriétaires ne peuvent pas voir car, comme nous l’avons vu, les documents comptables peuvent être consultés par tout le monde.

Et p.ex. les extraits d’un compte courant ? Dans la mesure où rien d’autre n’est prévu dans le règlement intérieur ou dans une décision de l’assemblée générale de l’ACP, on considère qu’il n’a pas de droit de contrôle plus étendu que les autres. Néanmoins, il peut être utile pour le commissaire aux comptes de consulter d’autres documents, tels que des extraits du compte courant.

Conseil.  Il est préférable de faire voter l’autorisation lors de l’assemblée générale ou de l’inclure dans le règlement d’ordre intérieur. Ainsi, il sera clair pour tout le monde que le commissaire aux comptes dispose d’un droit de regard plus étendu que les autres copropriétaires.