Assemblées annuelles en période de coronavirus : par la voie électronique ou possibilité de report

Assemblées en période de coronavirus

Numériques, sur papier ou reportées

Le gouvernement a pris quelques mesures afin que les entreprises aient plus de temps pour finaliser les clôtures annuelles. Et ce, notamment, afin de pouvoir respecter les règles de «distanciation sociale», sans pour autant porter atteinte aux droits des actionnaires. La réglementation est mise en œuvre dans l’AR n° 4 portant des dispositions diverses en matière de copropriété et de droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie COVID-19 (art. 4 et suiv., MB 09.04.2020) . Les mesures corona en matière de droit des sociétés s’appliquaient initialement du 1^er  mars au 3 mai 2020, mais ont été prolongées dans l’intervalle jusqu’au 30 juin 2020 par AR du 28 avril 2020 (MB 29.04.2020) .

Assemblée de l’organe d’administration

Grâce à l’AR, les administrateurs ont deux possibilités. Ou ils prennent une décision unanime par écrit, ou ils se réunissent en recourant à un moyen de communication électronique (la vidéoconférence p.ex.).

Impact de la crise du coronavirus

Il est important de savoir, certainement depuis l’entrée en vigueur du nouveau Code des sociétés et des associations (CSA), que cette mesure ne s’applique pas uniquement dans le cadre de la préparation de la clôture annuelle, mais qu’elle peut aussi être invoquée pour d’autres assemblées de l’organe d’administration. La crise du coronavirus pourrait en effet avoir un impact sur la continuité de la société. Or, l’article 2:52 du CSA dispose que l’organe d’administration est tenu de délibérer dans le cadre de la procédure de sonnette d’alarme. Cette délibération peut donc p.ex. aussi s’effectuer par vidéoconférence.

Règles corona relatives à l’assemblée générale

Les règles corona temporaires peuvent également être appliquées aux assemblées générales qui doivent en principe être convoquées avant le 30 juin 2020 (ou ont déjà été convoquées) :

• l’assemblée peut être reportée de maximum 10 semaines après la date légale ultime (à savoir 30 juin 2020 + 10 semaines = 8 septembre 2020, si l’exercice comptable concorde avec l’année civile) ; ou
• l’assemblée a lieu à la date prévue mais se déroule de manière électronique, ou sur papier – en combinaison ou non avec un vote par procuration. Même si les statuts ne prévoient pas cette exception, il peut quand même y être recouru à titre exceptionnel.

Il est important de savoir que ce report est donc possible, même si l’assemblée générale a déjà été convoquée.

Procédure de sonnette d’alarme

Pas de report possible

Le report corona ne s’applique cependant pas aux assemblées dans le cadre de la «procédure de sonnette d’alarme». Le vote électronique est possible, mais donc pas le report.

La procédure de sonnette d’alarme doit être enclenchée lorsque la situation financière de la société devient précaire. Lorsque des faits graves et concordants sont susceptibles de compromettre la continuité de l’entreprise, l’article 2:52 du CSA oblige en effet les administrateurs à délibérer sur les mesures qui devraient être prises pour assurer la continuité de l’activité économique pendant une période minimale de 12 mois.

Double test pour les SRL (et les SC)

En vertu du nouveau CSA, pour les SRL (et les SC), ces faits graves ne sont pas déterminés de la même manière que par le passé. Désormais, il y a lieu d’effectuer un double test, qui s’applique également pour les distributions de capital aux actionnaires.

L’organe d’administration doit convoquer l’assemblée générale dans les cas suivants :

• Test de bilan (ou test d’actif net) : si l’actif net risque de devenir ou est devenu négatif ;
• Test de liquidité : s’il n’est plus certain que la société, selon les développements auxquels on peut raisonnablement s’attendre, sera en mesure de s’acquitter de ses dettes au fur et à mesure de leur échéance pendant au moins les 12 mois suivants.

Pas de test de liquidité pour les SA

Les SA ne sont pas soumises au test de liquidité, le capital minimum devant offrir une sécurité suffisante. Selon la loi, l’organe d’administration doit donc uniquement vérifier le test de bilan. Les administrateurs n’en ont naturellement pas moins intérêt à effectuer suffisamment d’autres tests pour suivre leur situation financière.

Rapport spécial et convocation de l’AG

L’organe d’administration doit établir un rapport spécial et convoquer l’assemblée générale (AG) dans les deux mois. Dans ce rapport, il indique comment est assurée la continuité ou demande – dans le pire scénario – de dissoudre la société. Si l’organe omet de suivre cette procédure, la responsabilité des administrateurs peut être engagée !

Les administrateurs de sociétés qui, dans le cadre de la crise du coronavirus, estiment que la situation financière devient effectivement précaire ont dès lors intérêt à suivre ces règles de manière stricte. Dans le cadre de la crise actuelle, il n’est pas toujours évident d’interpréter le délai de deux mois, mais mieux vaut prendre suffisamment de précautions pour ne pas être tenu responsable par la suite.

Distribution de dividendes ?

Nouveaux tests

Si la crise du coronavirus n’a pas un impact sérieux sur les finances de la société et qu’il y a suffisamment de liquidités pour distribuer un dividende, cette distribution peut naturellement encore et toujours être proposée à l’assemblée générale. Dans ce cas également, il y a lieu d’effectuer les tests précités.

Impact sur les mesures de soutien ?

Attention, la distribution d’un dividende pourrait naturellement avoir un impact sur les mesures de soutien éventuellement demandées dans le cadre de la crise du coronavirus. Un article du mois dernier (FiscalPro, 3e année, n° 7, p. 1, 23.04.2020) mentionnait ainsi la possibilité d’un report des versements anticipés, mais à condition qu’il n’y ait pas de distribution de dividendes.

De même, si un plan de remboursement a été demandé, la distribution d’un dividende pourrait faire obstacle, dans la mesure où l’argument de la nécessité de conserver des liquidités pourrait ainsi être contré. Dans le même ordre d’idées, le paiement de primes (p.ex. une prime de compensation) pourrait être considéré ultérieurement comme irrégulier, la nécessité d’un soutien n’étant pas avérée. Si la prudence est toujours de mise, cette fois, un administrateur averti en vaut quand même plus que deux...