FRAIS PROFESSIONNELS - DÉDUCTION - 02.07.2020

Que prouver pour déduire frais de restaurant et de voiture ?

Lors d’un contrôle fiscal, les frais de restaurant et de voiture que votre société assume et déduit sont examinés avec une attention toute particulière. Que doit prouver votre comptable, que devez-vous prouver à l’appui de leur déduction et qu’en est-il pour les indemnités kilométriques et de frais de route forfaitaires ?

Les frais de restaurant

Prouver leur réalité. Vous le faites en principe avec le ticket SCE et/ou la preuve de paiement, que vous obtenez le plus facilement avec un moyen de paiement électronique.

Conseil 1. Si le restaurant ne peut délivrer de ticket SCE, vu p.ex. que la caisse est en panne, il doit remettre une souche TVA, comme avant.

Conseil 2. Un contrôleur ne peut pas refuser la déduction du seul fait que vous n’avez pas de ticket SCE. La réalité des frais peut aussi se prouver au moyen seulement d’un extrait de compte bancaire ou d’un état de dépenses par carte de crédit.

Prouver le caractère professionnel. Notez quelque part, p.ex. au dos du ticket, et/ou dans votre agenda ou ailleurs avec qui vous avez été dîner. De quoi donner facilement les explications voulues si un contrôleur pose des questions lors d’un contrôle, deux ans plus tard p.ex.

Les frais de voiture

La plupart des frais. La preuve de la plupart des frais de voiture ne pose en général aucun problème : ils sont facturés et payés par virement. Le degré d’usage professionnel de la voiture ne suscitera normalement pas de discussion pour les impôts directs : il n’intervient pas pour déterminer le niveau de déduction des frais ou le montant de l’avantage de toute nature (ATN) imposable.

Attention !  Pour récupérer la TVA, il faut par contre démontrer ce degré d’usage professionnel au moyen d’un registre des trajets, sauf à opter pour un forfait d’usage privé de 65 % ou de 6 000 km plus les kilomètres domicile-lieu de travail.

Les frais de carburant. Les frais de carburant se prouvent par des factures, mais aussi des tickets ou des preuves de paiement par carte bancaire de débit ou de crédit. Il n’est donc pas absolument nécessaire d’avoir une facture.

Attention !  Bien par contre pour récupérer (au maximum 50 % de) la TVA.

Une fiche pour l’ATN. Si vous vous servez gratuitement de la voiture de votre société pour des trajets privés, vous bénéficiez d’un ATN imposable, de la rémunération qui doit figurer sur la fiche 281.20.

Les indemnités de frais forfaitaires

Pas besoin de justificatifs. Votre société ne doit pas conserver et présenter des pièces justificatives (factures, tickets de caisse, ...) si elle vous rembourse forfaitairement des frais de déplacement que vous avez payés. Mais il lui faut pourtant justifier la déduction d’indemnités de frais de route (17,41 €/jour depuis le 01.04.2020) et d’indemnités kilométriques (0,3653€/km jusqu’au 30.06.2020 et 0,3542 €/km depuis le 01.07.2020).

Que doit-elle alors prouver ? Pour une indemnité de frais de route, un déplacement d’au moins six heures. Pour une indemnité kilométrique, le nombre de kilomètres faits avec une voiture personnelle. Aussi que les déplacements étaient professionnels, faits pour son compte. Le tout sous la forme de données structurées (tableau Excel p.ex.) pour les avoir vite en cas de contrôle.

Attention !  Bien que ces indemnités ne soient pas imposables, il faut en faire mention sur la fiche 281.20 («OUI» à la rubrique 20, Indemnités en remboursement de dépenses incombant à la société).

La réalité de frais de restaurant et de voiture peut se démontrer par une facture, mais tout autant par des tickets et/ou même seulement un extrait de compte bancaire. Pour prouver le caractère professionnel de ces frais et de ces indemnités forfaitaires de frais en cas de contrôle, conservez de préférence un aperçu structuré de vos déplacements professionnels.

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