Assemblée générale : les décisions écrites facilitées

Assemblée écrite

Pas d’assemblée physique. En raison de la crise du coronavirus, les assemblées générales des associations de copropriétaires (ACP) dans les immeubles à appartements ne sont actuellement pas possibles et peuvent être reportées.

Parfois, il faut quand même une assemblée. Un ou plusieurs copropriétaires qui disposent ensemble de 1/5 des voix peuvent demander de tout de même organiser une réunion. Il en va de même si des décisions urgentes doivent être prises par l’assemblée générale. Dans les deux cas, le syndic est alors tenu par la loi d’organiser une assemblée générale.

Régime temporaire des réunions écrites. Un projet de loi prévoit un assouplissement temporaire du régime des assemblées écrites. Ces assemblées écrites pourront prendre valablement une décision lorsque 50 % + 1 des copropriétaires participent au vote écrit et qu’ils représentent, ensemble, au moins 50 % + 1 des voix. Les décisions pourront aussi temporairement être adoptées avec les mêmes exigences de majorité que pour une assemblée générale physique ordinaire. Elles seront donc prises soit à la majorité simple, à la majorité des 2/3, à la majorité des 4/5 ou à l’unanimité, selon la nature de la décision à prendre.

Mesure temporaire. Ces assouplissements s’appliqueront jusqu’au 9 mars 2021. Toutefois, ce régime temporaire n’entrera en vigueur qu’après l’approbation finale et la publication du texte au Moniteur belge. Mais il est probable que cela soit fait relativement rapidement.

Comment cela marche-t-il en pratique ?

Convocation. Il ressort clairement du texte légal que l’assemblée générale doit être convoquée de la même manière qu’une assemblée physique ordinaire.

Attention !  L’invitation se fait donc par lettre recommandée, sauf si les copropriétaires ont accepté de recevoir leurs convocations par courrier ordinaire ou par courrier électronique.

Le vote. Les lettres de vote doivent être jointes à l’avis de convocation. Ces lettres de vote doivent ensuite être retournées par les copropriétaires (par courrier ou par voie électronique) au syndic dans les trois semaines suivant la réception de la convocation. Dans un souci de clarté, il semble approprié que l’agence de gestion immobilière mentionne explicitement la date limite à laquelle les lettres de vote doivent être reçues dans l’avis de convocation. En effet, le syndic ne pourra tenir compte que des votes exprimés en temps utile.

Conseil.  Si certaines décisions doivent être prises en urgence, le syndic peut déroger à ce délai et les bulletins de vote doivent être remis dans les huit jours.

Procès-verbal. En tant que syndic, vous rédigez également les procès-verbaux. Pour ce type d’assemblée, le procès-verbal doit mentionner explicitement les noms des copropriétaires qui ont voté à temps. En outre, le syndic doit toujours mentionner, pour chaque décision, la majorité atteinte ainsi que les votes contre. De cette manière, il sera toujours possible de vérifier la validité de la réunion a posteriori.