COPROPRIÉTÉ - ASSEMBLÉE GÉNÉRALE - 25.01.2021

Comment organiser une assemblée à distance ?

Depuis la loi du 18.12.2020, un copropriétaire d’un immeuble à appartements peut désormais assister à distance à une assemblée générale. À quoi va-t-elle ressembler exactement et comment le syndic doit-il l’organiser ?

Assemblée générale à distance

Un copropriétaire peut être présent en ligne. Une nouvelle loi donne la possibilité aux copropriétaires, depuis le 24.12.2020, de ne pas être présent physiquement à l’assemblée, mais de la suivre par voie numérique (L. 20.12.2020, MB 24.12.2020) .

Uniquement si c’est écrit dans la convocation. C’est une option à prévoir, pas une obligation. Une participation à distance à l’assemblée n’est «valable» que si la convocation la prévoit expressément.

Une assemblée (en partie) à distance. Même lorsque la convocation prévoit cette option, tous les copropriétaires ne voudront ou ne pourront peut-être pas assister à distance. Si certains propriétaires veulent assister «physiquement» à l’assemblée, parce qu’ils ne disposent pas des compétences ou des outils informatiques requis pour participer à distance, il doit être possible de prévoir leur participation «physique». Il y a donc fort à parier que certaines assemblées, qui autorisent une participation à distance, deviennent des assemblées «hybrides», où une partie des copropriétaires suit à distance et l’autre est présente physiquement.

Comment l’organiser ?

Avec quel système ? Le syndic doit mentionner dans la convocation le système de communication à utiliser, et peut le choisir lui-même. Les deux seules conditions à cet égard sont les suivantes : (1) le moyen de communication utilisé doit permettre au syndic de contrôler l’identité des participants et (2) les participants peuvent se joindre aux discussions et au vote de manière directe, simultanée et ininterrompue.

Donc aussi via Teams, Zoom ou Skype ? Il est stipulé expressément que la participation à distance ne doit pas nécessairement se dérouler via un moyen de communication électronique sophistiqué avec un contrôle d’accès. Ce n’est en effet pas nécessaire dans des petits immeubles où tout le monde se connait. Le contrôle et le vote peuvent donc aussi avoir lieu via Teams p.ex.

Comme des personnes présentes physiquement. Le but est de permettre aux propriétaires qui participent à distance de se joindre aux débats et aux votes des différents points à l’ordre du jour derrière leur écran. Les participants à distance seront considérés juridiquement comme «présents», comme s’ils participaient «physiquement».

Qu’en est-il du procès-verbal ? La loi (art. 577-6, §10 C. civ.) prévoit que le procès-verbal doit être signé, à la fin de la séance et après lecture, par le président de l’assemblée générale, par le secrétaire et par tous les copropriétaires encore présents à ce moment ou leurs mandataires.

Attention !  La procédure n’est pas clairement établie dans ces circonstances. L’idéal est bien entendu de faire signer les copropriétaires par voie numérique. Il est recommandé que le président de l’assemblée générale soit dans tous les cas présent physiquement pour diriger l’assemblée et signer le procès-verbal à la fin.

D’autre part, on pourrait considérer, par analogie avec le Code des sociétés, que certaines personnes doivent toujours être présentes «physiquement», p.ex. les membres du conseil de copropriété et le commissaire aux comptes, pour qu’ils puissent signer le procès-verbal à la fin de la séance.

Un copropriétaire ne peut participer à distance que si le syndic le prévoit dans la convocation. Celui-ci choisit aussi le système qui sera utilisé. Si cette possibilité est prévue, les copropriétaires à distance sont considérés comme présents. Faites en sorte qu’au moins le président soit présent physiquement pour signer le procès-verbal.

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