Complétez et confirmez le registre UBO au plus tard le 30.04.2021 !

Le registre UBO ? Il s’agit de la base de données de l’administration fiscale dans laquelle votre société doit saisir les données d’identité de ses «bénéficiaires effectifs» (Ultimate Benificial Owner). Il s’agit généralement de personnes physiques qui détiennent directement ou indirectement au moins 25 % des actions ou des droits de vote de votre société.

Attention ! Si «l’UBO» est marié sous le régime légal, le conjoint doit également être mentionné dans le registre.

Confirmez les données avant le 30.04.2021. Désormais, vous ou votre comptable devez confirmer ces UBO chaque année. La plupart des sociétés devront le faire pour la première fois (elles-mêmes) au plus tard le 30.04.2021.

Attention ! Dès que vous confirmez les données dans le registre UBO, une nouvelle période de 12 mois commence à courir. Si vous confirmez maintenant, par exemple le 20.04.2021, vous devez effectuer la prochaine confirmation avant le 20.04.2022. N’oubliez donc pas cette date !

Les documents supplémentaires pour le 30.04.2021. Depuis le 11.10.2020, les sociétés doivent, pour chaque enregistrement ou modification, télécharger les documents nécessaires prouvant que les informations sur chaque «UBO» sont adéquates, exactes et actuelles. Pour les données que votre société avait déjà soumises au registre UBO avant le 11.10.2020, vous avez jusqu’au 30.04.2021 pour télécharger les documents correspondants.

Quels documents ? En principe, c’est vous qui décidez, pour autant que le document démontre que les informations fournies sont adéquates, exactes et à jour. Il peut s’agir p.ex. d’une page de l’acte de constitution indiquant la répartition des actions, d’un organigramme signé et daté, du registre des actionnaires, de la liste de présence de la dernière assemblée générale, etc.

Comment les télécharger ? Une fois que vous êtes connecté à l’application UBO ( https://eservices.minfin.fgov.be/ubo/ ), allez dans l’onglet «contrôle(s)» et cliquez sur «modifier». Cliquez ensuite sur «modifier le contrôle», téléchargez les documents via «+ choisir un fichier» et cliquez sur «enregistrer».

Et si vous ne le faites pas ? Si vous ne respectez pas les obligations relatives au registre UBO, vous risquez une amende administrative comprise entre 250 et 50 000 €.