ACTUALITÉ - SOCIÉTÉ - 16.04.2021

Registre UBO : la confirmation annuelle d’ici le 30.04.2021 !

Si vous avez une société, vous devez indiquer, depuis la fin 2019, qui en sont les «bénéficiaires effectifs» dans le «registre UBO». Vous devez aussi confirmer cette information chaque année. Comment faut-il procéder ?

Le registre UBO ?

UBO, pour «Ultimate Beneficial Owners». C’est l’appellation officielle. Ce registre a été créé pour lutter contre le blanchiment et le terrorisme et contient les noms des personnes physiques qui se trouvent derrière les sociétés, ASBL, associations et fondations belges (leurs «bénéficiaires effectifs»). Il est géré par le SPF Finances.

Qui deviez-vous déclarer ? Administrateur de votre société, vous deviez communiquer avant la fin de 2019, sur la plate-forme en ligne MyMinfin, l’identité des actionnaires personnes physiques qui détiennent directement ou indirectement (p.ex. par le biais d’une convention d’actionnaires) au moins 25 % des actions ou des droits de vote. Si ce n’était pas possible, les administrateurs devaient se mentionner eux-mêmes dans le registre.

Attention ! Une société de droit commun est aussi une société, soumise dès lors aux obligations UBO.

Que deviez-vous déclarer ? Notamment le nom du bénéficiaire, sa date de naissance, sa nationalité, son domicile, la date à laquelle il est devenu bénéficiaire, le numéro d’identification au registre national ou à la Banque-Carrefour de la Sécurité Sociale, le pourcentage des actions ou des droits de vote détenus (sauf pour une ASBL ou une fondation).

Attention ! Toutes modifications relatives à un bénéficiaire effectif sont à inscrire dans le registre dans le mois qui suit.

Une confirmation annuelle

Quand ? Vous devez aussi confirmer chaque année explicitement que rien n’a changé concernant les bénéficiaires effectifs de votre société et que les données du registre UBO sont donc toujours correctes. Le délai d’un an commence à courir à partir de l’enregistrement initial ou de la dernière modification.

Pas fait de confirmation en 2020 ? Pas de problème. Pour des raisons pratiques, les autorités ont effectué automatiquement la première confirmation de toutes les données le 30.04.2020. La prochaine doit donc intervenir au plus tard le 30.04.2021, sauf si le registre a été modifié après le 30.04.2020, auquel cas le nouveau délai d’un an court à partir de l’adaptation. Si vous avez modifié les bénéficiaires effectifs p.ex. le 05.10.2020, vous deviez adapter le registre avant le 05.11.2020 et effectuer la prochaine confirmation avant le 05.11.2021, sauf en cas de nouvelles modifications.

Comment confirmer ? Par le biais du lien https://finances.belgium.be/fr/E-services/Ubo-register .

Conseil. Pour une procédure la plus efficace possible, l’Administration a prévu un bouton permettant de confirmer les données d’un clic de souris.

Attention ! Un AR en vigueur depuis le 11.10.2020 a encore adapté les règles relatives au registre UBO (AR 23.09.2020, MB 01.10.2020) . Il vous impose en effet d’aussi envoyer au registre «tout document» démontrant que l’information relative aux bénéficiaires effectifs est adéquate, exacte et actuelle. L’AR n’en dit pas davantage, mais suivant le ministre des Finances (Chambre, Commission des Finances, 28.10.2020, CRIV 55 COM 294) , vous pouvez notamment le prouver avec une copie du registre des actions, des statuts de la société, d’une convention d’actionnaires, d’un acte notarié ou de tout autre document. Il n’est pas nécessaire de produire une copie de la carte d’identité du bénéficiaire effectif, sauf s’il n’est pas belge.

Vous devez confirmer le registre UBO chaque année, en principe d’ici le 30.04.2021, sauf si une modification y a été apportée après le 30.04.2021, auquel cas celle-ci fait courir un nouveau délai d’un an. Vous devez aussi démontrer que l’information est actuelle et correcte, p.ex. avec une copie du registre des actions, des statuts, etc.

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