Indemnités de télétravail : nouvelle circulaire

Indemnités de télétravail

Qu’est-ce que le télétravail ?

Le télétravail est un travail qui pourrait aussi être exécuté sur le lieu de travail de l’employeur, mais qui est régulièrement effectué dans les locaux privés du travailleur durant les heures normales de travail. Le travail qui est exécuté dans un bureau satellite de l’employeur n’est donc pas du télétravail, ni le travail que les travailleurs effectuent chez eux en dehors des heures normales de travail, p.ex. le soir. Trois sortes d’indemnités de télétravail apparaissent dans la circulaire : une indemnité forfaitaire de bureau mensuelle, l’intervention dans l’achat de mobilier de bureau et de matériel informatique et les indemnités pour l’utilisation d’un ordinateur privé et d’une connexion Internet privée.

Pour qui ?

La circulaire n’est applicable qu’aux travailleurs, pas aux dirigeants d’entreprise. En outre, les travailleurs qui relèvent de certains régimes, p.ex. les cadres étrangers ou les travailleurs avec «salary split», sont exclus du champ d’application de la circulaire. Une entreprise peut, sous certaines conditions, rembourser les frais exonérés d’impôt du télétravail de ses dirigeants d’entreprise ou de ses travailleurs, mais cela doit être effectué sur base de pièces justificatives ou forfaitairement sur base de normes sérieuses et concordantes, qui doivent être examinées au cas par cas, et qui ne peuvent donc pas être acceptées de manière automatique. Une décision anticipée peut éventuellement être demandée au SDA.

Indemnité de bureau

Pour quels frais ?

L’indemnité forfaitaire de bureau couvre les frais de bureau habituels, donc tous les frais qui doivent être effectués couramment pour pouvoir exercer une activité professionnelle d’une manière normale. La circulaire mentionne à titre d’exemple les frais de l’usage d’un espace de bureau dans le logement du travailleur (amortissements ou loyer, frais d’entretien, assurance, précompte immobilier, fournitures de base, etc.), du matériel informatique et d’impression (papier, cartouches, clé USB, etc.) et du café, de l’eau, des rafraîchissements, etc.

Conditions pour l’exonération

L’indemnité forfaitaire de bureau ne peut être octroyée qu’aux travailleurs qui font du télétravail de manière structurelle et régulière durant les heures normales de travail ; cela veut dire durant l’équivalent d’une journée de travail par semaine, éventuellement sur plusieurs jours. L’évaluation a lieu sur une base mensuelle. S’il n’y a pas de télétravail structurel et régulier, l’indemnité forfaitaire de bureau ne peut pas être octroyée, même pas partiellement. Un remboursement doit être évalué individuellement.

Combien ?

L’indemnité exonérée maximale équivaut au montant pour lequel l’ONSS accepte que ce n’est pas une rémunération. Depuis le 1^er  avril 2020, elle s’élève à 129,48 € par mois. Le montant maximal est temporairement majoré à 144,31 € pour les mois d’avril, mai et juin 2021.

Le montant maximal ne doit pas être diminué en cas de prestations partielles. L’indemnité complète peut aussi être payée durant les vacances annuelles habituelles. Si une indemnité est supérieure au montant maximal et qu’aucune pièce justificative n’est fournie pour justifier ce montant, (seule) la partie de l’indemnité qui dépasse le montant maximum est imposable.

Un employeur peut appliquer différents montants pour différents travailleurs sur base de la catégorie de personnel ou des circonstances de fait dans lesquelles le télétravail est organisé. Si la différenciation vise toutefois à accorder une indemnité de frais plus élevée à un travailleur spécifique ou à une catégorie de travailleurs, sans qu’une justification suffisante existe pour cela, l’indemnité est alors considérée comme une rémunération imposable.

Mobilier et périphériques

Pour quels frais ?

L’exonération d’impôt s’applique à l’intervention de l’employeur dans l’achat de certains meubles et/ou de périphériques d’ordinateur. Seuls des investissements spécifiques entrent en considération, à savoir une chaise, une table, une armoire, et une lampe de bureau, un second écran d’ordinateur, un clavier, une souris, un casque téléphonique, une imprimante et/ou un scanner et un appareillage spécifique pour les personnes avec un handicap. L’intervention dans l’achat de l’ordinateur, lui-même, n’entre pas en compte.

Si une indemnité forfaitaire de bureau est payée, alors cette intervention dans l’achat du mobilier et de l’équipement ne doit pas être déduite. Après tout, cette indemnité est le remboursement d’autres frais.

Conditions pour l’exonération

Le remboursement doit être basé sur des pièces justificatives que l’employeur doit tenir à disposition. L’excédent constitue un avantage en nature (ATN) dans la mesure où les remboursements dépassent déraisonnablement les frais propres de l’employeur, par rapport au mobilier et à l’équipement que l’employeur fournit normalement sur le lieu de travail.

Les remboursements ponctuels doivent tenir compte de la durée normale d’utilisation de l’achat. Le remboursement d’un fauteuil de bureau, chaque année, n’est par exemple pas possible. L’employeur peut toutefois étaler le remboursement, par exemple sur la durée normale d’utilisation.

Si l’emploi ou le travail à domicile prend fin avant l’expiration de la durée normale d’utilisation et que le travailleur est tenu de ne rien rembourser ou de rembourser moins que la valeur résiduelle réelle à l’employeur, alors la valeur résiduelle réelle de l’investissement, ou la différence entre cette valeur et le remboursement du travailleur, est imposée en tant que ATN à ce moment-là.

Et si l’employeur effectue l’achat ?

Lorsque l’employeur n’intervient pas dans l’achat des meubles et équipements susmentionnés, mais réalise lui-même ces investissements et les met à la disposition d’un travailleur, cela ne donne normalement pas lieu à un ATN imposable. Toutefois, si le mobilier ou l’équipement dépasse de manière déraisonnable les besoins du travail à domicile, la partie excessive peut être imposée comme ATN.

Ordinateur et Internet privé

Outre l’indemnité de bureau et l’intervention dans l’achat de mobilier et de périphériques informatiques, et éventuellement en sus, l’employeur peut verser une indemnité forfaitaire mensuelle de 20 € maximum pour l’utilisation professionnelle par un travailleur d’un ordinateur privé et le même montant pour l’utilisation professionnelle d’une connexion et d’un abonnement Internet privés. Si un travailleur utilise un PC fourni par l’employeur pour son travail, mais dispose d’un deuxième écran d’ordinateur ou d’une imprimante/scanner, le montant forfaitaire de 20 € pour l’utilisation d’un ordinateur ne s’applique pas, mais le travailleur peut bénéficier d’une indemnité de 5 € par mois et par élément pendant un maximum de trois ans, avec un maximum absolu de 10 € par mois.