L’assemblée annuelle de votre ASBL peut aussi avoir lieu en ligne !
Assemblée annuelle de votre ASBL
Quand ? En principe, dans les 6 mois suivant la date de clôture de l’exercice comptable de votre ASBL. S’il prend fin le 31 décembre, l’assemblée générale (AG) de l’exercice comptable 2021 doit donc se réunir au plus tard le 30 juin 2022.
Attention ! Depuis l’assouplissement des mesures sanitaires, l’AG ne peut plus être reportée (AR 27.01.2022) .
Convocation. C’est l’organe d’administration qui doit s’en occuper. Tous les membres, administrateurs et commissaires doivent recevoir une invitation (convocation), qui doit inclure l’ordre du jour, au moins 15 jours à l’avance (art. 9:14 CSA) .
Ordre du jour. L’ordre du jour de l’AG doit comprendre au moins les 3 points suivants : (1) l’approbation des comptes annuels ; (2) l’approbation du budget ; (3) la décharge des administrateurs. En outre, toute proposition signée par au moins 1/20 des membres doit aussi y figurer.
Pas à l’ordre du jour, donc pas de discussion ? En principe, non. Ce n’est que lorsque tous les membres sont présents et que tout le monde est d’accord, que d’autres points peuvent être ajoutés à l’ordre du jour pendant l’AG.
Attention ! En pratique, l’agenda comporte souvent un point «divers». Mais l’objectif n’est pas d’utiliser ce point pour prendre des décisions importantes qui ne sont pas explicitement mentionnées à l’ordre du jour. Ce point ne peut donc comprendre que de véritables éléments divers, comme des annonces purement informatives.
Participation. Les membres peuvent être représentés à l’AG par un autre membre ou, si les statuts le permettent, par une personne qui n’est pas membre (art. 9:15 CSA) .
Conseil. Sauf si les statuts le prévoient, il n’y a pas de «quorum», c.-à-d. de nombre minimum de membres requis, pour l’AG ordinaire.
Droits de vote. Sauf disposition contraire des statuts, chaque membre dispose d’un droit de vote égal dans le cadre de l’AG. Les décisions sont prises à la majorité simple, sauf disposition légale ou statutaire spécifique (art. 9:17 CSA) .
Désormais possible en ligne !
En ligne. Il n’était jadis possible d’organiser une AG en ligne que si c’était explicitement prévu dans les statuts. Mais la crise sanitaire a fait bouger les lignes. Désormais, l’organe d’administration peut toujours décider d’organiser l’assemblée en ligne, plutôt qu’en présentiel, et ce même si les statuts ne le prévoient pas (art. 9:16/1 CSA) .
Conseil. On peut également opter pour une assemblée «hybride», c.à-d. en partie en présentiel et en partie en ligne.
Exigences techniques. Les moyens de communication électroniques utilisés doivent : (1) permettre de vérifier l’identité des membres qui se connectent en ligne ; (2) permettre aux membres de participer aux discussions et de poser des questions en temps réel ; (3) permettre aux membres d’exercer leur droit de vote.
Par écrit ? En principe, oui, mais alors les décisions ne peuvent être prises qu’à l’unanimité. Cela peut être une option s’il n’y a pas besoin de véritables délibérations, lorsque l’on sait déjà que tout le monde sera d’accord avec les décisions proposées (art. 9:14/1 CSA) .
Attention ! Une modification des statuts ne peut pas être décidée par voie écrite.