E-MAIL - USAGE - 19.04.2022

Pour éviter toute erreur d’e-mail

Comme dans tout, il peut arriver que des couacs se produisent lors de l’envoi d’e-mails. Comment éviter les bévues et les accidents ?

Mauvaise adresse

Il n’est ainsi pas rare qu’un e-mail soit envoyé à la mauvaise personne. La fonction de remplissage automatique est souvent en cause. Quand vous tapez quelques lettres d’une personne de contact, une liste de suggestions s’affiche. Un instant d’inattention, et vous cliquez sur le mauvais nom.

Conseil.  Prenez l’habitude de commencer par rédiger votre message, avant d’indiquer la personne de contact. Vous sélectionnerez la personne avec plus de soin et ne manquerez pas de regarder à deux fois.

Réaction émotionnelle

Un e-mail désagréable d’un collègue ou client peut vous irriter au point que vous envoyiez directement une réponse cinglante. Mais quelques secondes plus tard, vous regrettez déjà de vous être emporté. Que faire ? Pour ce genre de situations, de nombreuses applications e-mail disposent d’une fonction permettant d’ annuler l’envoi ( https://www.techlicious.com/tip/unsend-gmail-outlook-mail ). Quand vous cliquez sur Envoyer , elles attendent ainsi 10 à 30 secondes avant d’envoyer vraiment le message, de sorte que vous avez encore la possibilité d’arrêter le courrier. Outre ce filet de sécurité, il est sage de ne pas envoyer directement de réactions émotionnelles. Enregistrez-le en tant que brouillon, dormez une nuit dessus, et peut-être formulerez-vous votre message de façon plus nuancée le lendemain.

Public trop large

Dans un contexte professionnel, de nombreux e-mails sont envoyés à plusieurs contacts. Vous avez ainsi l’habitude de toujours utiliser Répondre à tous . Il peut ainsi arriver que vous répondiez à tout le monde, alors que votre message était en fait destiné uniquement à l’expéditeur. Pour éviter ces situations délicates, ne faites plus de la fonction Répondre à tous un paramètre par défaut dans votre application (p.ex. Outlook Web : https://bit.ly/3ILgcym , Gmail : https://support.google.com/mail/answer/6585?hl=fr ).

Pièces jointes

Les pièces jointes peuvent parfois poser problème. Vous faites référence dans votre e-mail à une pièce jointe, mais oubliez de l’ajouter. Les dernières versions de Gmail ou Outlook ne manqueront pas de vous le rappeler. C’est pire si vous joignez une mauvaise pièce, des informations potentiellement sensibles pouvant alors parvenir à la mauvaise personne. Par conséquent, ne joignez les pièces qu’au tout dernier moment, afin d’y prêter une attention particulière.

Nombreuses erreurs

Un e-mail truffé de fautes d’orthographe et de négligences a tôt fait d’entacher votre crédibilité et votre professionnalisme. Dès lors, activez systématiquement le correcteur orthographique et corrigez les erreurs. Relisez toujours les e-mails importants avant leur envoi.

Ton inapproprié

Le ton d’un e-mail doit être adapté à son public cible et au contexte. Le fait d’être trop formel ou de devenir trop vite informel peut être mal perçu. Notre règle d’or : restez professionnel dans les messages destinés p.ex. à des clients ou fournisseurs, même si vous les connaissez depuis longtemps. N’utilisez un style plus détendu que pour les personnes avec lesquelles vous avez une relation plus étroite.

Oubli de réponse

Quelqu’un vous demande conseil par e-mail. Pressé par le temps, vous remettez la réponse à plus tard et finissez par l’oublier. Pas vraiment l’idéal pour faire bonne impression auprès de nouveaux clients ou de votre patron. Vous pouvez éviter cette bévue avec la fonction de mise en attente de votre application e-mail : cette dernière vous rappellera ainsi les messages importants au bon moment. Cette fonction est-elle absente (p.ex. dans Outlook) ? Marquez les messages importants et traitez-les à un moment précis de la journée.

Vérifiez si votre application e-mail dispose d’une fonction pour annuler un envoi et n’ajoutez les contacts et les pièces jointes qu’en dernier. Vous éviterez ainsi pas mal d’erreurs dans vos e-mails.

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