SOCIÉTÉ - INDEMNITÉ DE FRAIS - 04.04.2022

Une optimisation fiscale de vos déplacements en Belgique !

Depuis le 01.04.2022, la société dont vous êtes l’administrateur peut vous verser une indemnité de frais plus élevée pour vos déplacements en Belgique pour son compte en journée. Rappel des règles et principaux points auxquels être attentif.

L’indemnité de frais en question

Exonérée d’impôt et néanmoins déductible. C’est en gros le principe de cette indemnité forfaitaire de frais pour des déplacements professionnels en journée en Belgique. Le défraiement que votre société peut ainsi vous verser est pour elle déductible à 100 %, et pour vous exonéré d’impôt.

Un forfait. Cela rend ce régime d’autant plus intéressant. Le montant que votre société peut ainsi vous verser, vous ne devez pas le lui justifier : pas de factures, tickets, souches, etc. à produire. Il vous faut seulement démontrer que vous avez effectivement fait les déplacements en question, et bien sûr qu’ils étaient professionnels, p.ex. en consignant chez qui vous étiez, quand, durant combien de temps vous avez été en route, ...

Une durée minimum. Par ce forfait, votre société peut défrayer un déplacement professionnel en Belgique d’une durée d’au moins six heures (temps de déplacement, pause de midi et temps chez le client) (circ. 2018/C/8, 22.01.2018, n° 19) . L’indemnité compense alors le fait qu’il vous a bien fallu vous restaurer quelque part en cours de route.

Le montant de l’indemnité ? Il a déjà été augmenté trois fois sur les six derniers mois. Jusqu’au 30.09.2021, votre société pouvait vous verser 17,41 € par jour ; du 01.10.2021 au 31.01.2022, c’était 17,75 € par jour ; pour février et mars 2022, 18,11 € par jour et enfin, depuis le 01.04, c’est 18,47 € par jour.

Attention ! Si votre profession requiert que vous soyez en déplacement quasi tous les jours, l’indemnité est plafonnée à 295,52 € par mois (donc limitée à 16 jours), mais là, pas de durée minimum de six heures exigée (circ. 2018/C/8, 22.01.2018, n° 22)  !

Des points auxquels être attentif

La règle des 40 jours. Si votre travail requiert votre présence à un même endroit (chez un même client) durant 40 jours ou davantage sur une année civile, cet endroit devient alors un lieu de travail fixe, et il n’est dès lors plus possible de vous verser l’indemnité forfaitaire de frais journalière (QP n° 1, Wouters, 07.03.2013) .

À combiner avec un chèque-repas ? Non, mieux vaut éviter d’attribuer un chèque-repas et une telle indemnité de frais pour le même jour. À moins de défalquer du montant de l’indemnité la quote-part patronale du chèque-repas (au maximum 6,91 €).

Conseil. Votre société peut toujours vous rembourser d’autres frais (parking, taxi, etc.) à part.

Et avec une indemnité de frais générale ? Tout dépend de ce qu’elle couvre... Si votre société vous verse déjà une indemnité de frais forfaitaire mensuelle et qu’elle inclut un poste pour des boissons, repas et petits frais de route, il est logique qu’il ne puisse pas y avoir de cumul : il y aurait double emploi, avec le risque d’une taxation partielle de l’indemnité à titre de rémunération. En revanche, si le contenu de l’indemnité de frais générale mensuelle n’inclut pas de tels frais de repas, boissons, ... en cours de route, les deux indemnités pourraient se combiner.

Pour votre personnel aussi ? Oui, mais l’ONSS a son propre forfait journalier, plus bas : 17 €. Pour éviter les problèmes de ce côté-là, mieux vaut donc limiter ici l’indemnité à ces 17 € par jour.

Par jour où vous êtes en déplacement pour son compte durant au moins six heures, votre société peut vous verser une indemnité de frais exonérée de 18,47 €. Qu’elle ne vous attribue pas de chèque-repas pour ce jour-là. Si elle vous verse déjà une indemnité de frais générale, il s’agit de vérifier si elle ne couvre pas déjà de tels frais de déplacement, car cela ferait alors double emploi et serait donc aussi à éviter.

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