Désormais, toujours payer avec la «bonne» carte ?

Ne pas payer avec la «bonne» carte

Des frais privés payés avec la carte de votre SRL. Vous êtes p.ex. dans un magasin où vous voulez acheter quelque chose à vos enfants, mais voyez que vous n’avez que la carte bancaire de votre société en poche. Si vous payez cet achat avec cette carte, vous devrez indiquer à votre comptable qu’il s’agit d’une dépense privée, à comptabiliser comme dette envers votre SRL à votre C/C ou à déclarer comme avantage de toute nature (ATN).

Des frais de votre SRL payés avec votre carte privée. Cela peut aussi arriver bien sûr. Vous pourriez p.ex. payer un lunch d’affaires ou du matériel de bureau destiné à votre société avec votre carte bancaire personnelle, vu que vous n’avez pas celle de votre SRL avec vous.

Remboursé par votre SRL. Oui, car il s’agit là de dépenses professionnelles qui lui incombent. Elle peut vous les rembourser en exonération d’impôt, à titre de «frais propres à l’employeur». Ou, éventuellement, mettre cette dépense à votre C/C, comme une créance que vous détenez sur elle.

Toutes sur la fiche de rémunération

Toutes les indemnités forfaitaires et réelles. Ce sont les deux types d’indemnités de frais susceptibles de vous concerner. Sous sa forme forfaitaire, il s’agit d’un montant mensuel fixe destiné à couvrir p.ex. des frais de représentation ou de déplacements professionnels avec la voiture personnelle, des frais de repas durant des déplacements de service, etc., pour lesquels vous ne devez pas conserver de justificatif (ticket, souche, ...). Une indemnité de frais réels couvre tous autres frais de votre société dont vous avez avancé le montant et pour lesquels il n’y a pas d’indemnité forfaitaire : p.ex. l’achat d’une imprimante de bureau que vous payez avec votre carte bancaire privée.

N’est-ce pas déjà sur la fiche ?Oui et non. Jusqu’à l’année de revenus 2021 incluse, s’il était obligatoire de notifier le fait que votre SRL vous avait versé une indemnité de frais, il ne fallait par contre pas en reprendre le montant sur votre fiche.

Les montants concrets depuis 2022 ! Pour les remboursements faits depuis le 01.01.2022, il faut par contre mettre le montant total remboursé sur la fiche, donc celui de votre indemnité de frais forfaitaire, mais aussi celui de tous autres frais «réels» remboursés base de sur justificatifs.

Donc, plutôt éviter de mélanger privé et professionnel ? Oui, c’est surtout cela que veut dire votre comptable, car plus vous aurez payé de frais de votre SRL avec votre carte privée, plus le montant de votre indemnité de frais sera élevé. Et si le fisc le trouve trop élevé, vous pourriez bien faire l’objet d’un contrôle...

Éviter aussi les «doubles emplois» ! Là, il s’agit de redoubler d’attention. Si votre société vous verse une indemnité forfaitaire de frais tout en vous remboursant d’autres frais (réels) sur présentation de justificatifs, il s’agit bien sûr d’éviter qu’elle vous rembourse deux fois les mêmes frais. Si elle vous rembourse p.ex. des repas au restaurant sur la base de souches, sachez démontrer que l’indemnité forfaitaire de frais qu’elle vous verse chaque mois ne comprend pas de frais de restaurant.