Combiner séminaire à l’étranger et vacances familiales ?
Voyage d’affaires à l’étranger
Question sensible pour le fisc. La déduction des frais d’un voyage d’affaires à l’étranger est un sujet sensible pour le fisc, surtout s’il s’agit d’une destination touristique. Il vaut donc mieux prévoir un dossier bien étayé afin d’éviter les problèmes avec l’administration.
Conservez les justificatifs. Cela va sans dire. Pour tous les frais déduits par votre SRL, vous devez être en mesure de présenter les pièces justificatives nécessaires (billets d’avion, factures de l’hôtel et de l’organisateur du séminaire, etc.).
Conseil. Pour les petites dépenses (repas, boissons, taxi, etc.), que vous payez à titre privé pendant votre voyage d’affaires, votre SRL peut également vous accorder une indemnité journalière d’environ 90 € (le montant exact varie d’un pays à l’autre), ce qui vous évite de devoir conserver les justificatifs. Cette indemnité est alors exonérée dans votre chef, tout en restant déductible à 100 % pour votre société (circ. 241/534, 514, 11.05.2006) .
Démontrer le caractère professionnel. Vous devez bien sûr aussi être en mesure de prouver qu’il s’agit bien d’un voyage d’affaires pour votre SRL, et pas d’un voyage privé. Pour ce faire, vous pouvez utiliser p.ex. le programme du congrès, les slides des présentations, des photos du séminaires, les cartes de visite des contacts professionnels que vous y avez rencontrés, etc.
Combiner avec des vacances en famille
Voyage «mixte». Bien entendu, rien ne vous empêche de combiner votre voyage d’affaires avec des vacances sur place. Vous pouvez ainsi rester quelques jours de plus après la conférence et/ou emmener votre famille avec vous.
Répartition des frais. En ce qui concerne leur déductibilité fiscale, mieux vaut faire une distinction claire entre les frais relatifs à la partie professionnelle et ceux liés à la partie privée du voyage. Car seule la première catégorie est déductible.
Attention ! Faites en sorte que votre société ne paie que les frais de la partie professionnelle, ou que les frais privés soient comptabilisés comme une dette envers votre SRL, via votre compte courant. Sinon, vous risquez de voir le fisc vous imposer à titre privé sur un avantage de toute nature.
Comment faire la distinction ? Mieux vaut procéder de manière pragmatique. Concrètement, cela signifie que pour tous les frais engagés, vous devez vérifier si vous les auriez également engagés s’il s’agissait d’un voyage purement professionnel.
Billets d’avion. Vos billets d’avion sont déductibles à 100 %, même si vous restez plus longtemps que ce qui est strictement nécessaire pour le congrès. Que vous restiez trois jours ou deux semaines, leur coût reste en effet en principe le même. Les billets de votre partenaire ou de vos enfants ne sont bien sûr pas déductibles.
Hôtel et restaurant. Pour ces frais-là, il est préférable d’appliquer un prorata, en fonction du nombre de personnes et de la durée du séjour. Par exemple, si vous assistez à une conférence pendant cinq jours et restez dix jours au total, vous pouvez faire payer 25 % des frais de la chambre d’hôtel que vous et votre partenaire occupez par votre société (5/10 × 50 %).
Attention ! Si la facture de l’hôtel comprend également des frais de restaurant, il faut qu’ils soient indiqués séparément. Sinon, la totalité de la facture ne sera déductible qu’à 69 %.