INDEMNITÉ DE FRAIS - 28.06.2022

Payer une dépense de la société avec sa carte bancaire privée : une clarification !

Vous payez 100 € pour votre société avec une carte bancaire privée. Cela peut arriver. Vous êtes p.ex. à la caisse d’un magasin pour payer du matériel de bureau dont a besoin votre SRL et constatez que vous n’avez pas sa carte bancaire avec vous. Vous payez dès lors ces 100 € avec votre carte privée, puis votre SRL vous rembourse ces frais qui lui sont propres.

Légalement, ces 100 € doivent figurer sur votre fiche fiscale ! En effet, des indemnités variables accordées à des membres du personnel (ou à un administrateur) en remboursement de frais réels propres à l’employeur (ou à la société) sont à justifier au moyen de fiches individuelles, dit la loi (art. 27, loi du 27.06.2021, MB 30.06.2021, 3e édition) . Une obligation applicable à toutes les indemnités de frais variables remboursées depuis le 1er  janvier 2022.

Attention !  Le montant des indemnités de frais fixes (lisez : forfaitaires) établies selon des «normes sérieuses» (p.ex. les montants aussi alloués au personnel de l’État) doit aussi figurer sur votre fiche fiscale 281.20 (ou sur la 281.10 pour un salarié) depuis le 1er  janvier 2022.

Non, pas besoin ! Il avait été demandé au ministre des Finances si une telle situation (où un administrateur ou un salarié effectue un paiement pour le compte de la société avec sa carte bancaire privée) est à considérer comme une indemnité de frais variable, dont le montant doit être mis sur la fiche 281.20 (ou 281.10). Le ministre répond que non... L’administrateur (ou le salarié) se limite à avancer les 100 € précités. Ce n’est pas lui qui achète le matériel de bureau, mais bien la société elle-même, dit-il (QP n° 924, Leysen, 09.03.2022) .

Pourquoi pas ? En fait parce que cet exemple/cette situation n’a en pratique rien à voir avec un éventuel abus. Or, c’est dans cette éventualité d’un abus qu’a été instaurée la disposition légale précitée...

Ayez toutefois une facture au nom de votre société. Effectivement, car vous prouvez ainsi à un contrôleur qu’il a tort de se méfier. Supposez p.ex. que vous payez 100 € (de matériel de bureau) avec votre carte privée et que votre société vous les rembourse ensuite sans qu’il n’y ait de facture à son nom. Ce contrôleur méfiant pourrait bien vous dire qu’il s’agissait là d’un achat privé que vous avez ensuite voulu mettre dans votre société...

Si vous payez une dépense faite au nom et pour le compte de votre SRL avec une carte bancaire privée, le montant que vous rembourse votre SRL ne doit pas figurer sur votre fiche fiscale 281.20 à titre d’indemnité de frais variable, a confirmé le ministre des Finances !

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