ASBL : des formalités supplémentaires en cas de publication au Moniteur ?
Publication au Moniteur
Publication obligatoire. La constitution et le fonctionnement d’une ASBL impliquent de faire publier certains documents et décisions au Moniteur belge. En effet, ce n’est qu’après cette publication que les décisions importantes sont opposables aux tiers. Plus précisément, vous devez faire publier les documents et décisions suivants :
- l’acte de constitution ;
- les modifications des statuts ;
- les modifications de l’organe d’administration ;
- les publications administratives ; et
- la décision de dissolution.
Les actes de constitution peuvent être déposés sous forme numérique. Les actes de constitution peuvent être déposés par voie numérique, via l’e-greffe, une application du SPF Justice ( https://www.e-greffe.be ). Cet outil vous guide alors, afin que vous transmettiez les données nécessaires. Celles-ci sont ensuite automatiquement saisies dans les formulaires de demande légaux et, enfin, vous signez le tout par voie numérique, avec votre eID.
Les actes de modification, seulement sur papier. À l’heure actuelle, les actes de modification ne peuvent être déposés que sur papier, au greffe du tribunal de l’entreprise. Vous devez toujours remplir le formulaire de demande I (parties A et B) et le formulaire de demande II (parties A et C). Vous trouverez ces formulaires sur https://www.ejustice.just.fgov.be/info_tsv_pub/form_f.htm . Par souci de sécurité, assurez-vous de disposer de trois exemplaires originaux.
Attention ! N’oubliez pas d’y joindre l’extrait du rapport de l’assemblée générale.
Combien cela coûte-t-il ? Cela dépend de l’objet de l’acte, et de la manière dont il est déposé. Vous trouverez un aperçu de tous les frais via https://www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/tarif_f.htm .
Une note impose des formalités supplémentaires !
Un juge impose des formalités supplémentaires. Une note de service du président du tribunal de l’entreprise de Gand a récemment fait grand bruit. Outre les formalités habituelles – qui s’appliquent uniformément dans toute la Belgique –, cette note impose en effet des obligations supplémentaires en matière de contrôle d’identité, de capacité et de vérification du siège social. En ce qui concerne le contrôle d’identité, il s’agit des formalités suivantes :
- la personne qui effectue le dépôt doit présenter sa carte d’identité et fournir une copie de celle-ci ;
- une copie des cartes d’identité des administrateurs révoqués/nommés doit également être jointe. Si cela n’est pas possible (p.ex. parce que les anciens administrateurs ne peuvent plus être joints), l’on peut également ajouter une déclaration écrite expliquant les raisons de cette situation ;
- un extrait du rapport dans lequel ces modifications du conseil d’administration ont été effectuées (signé par tous les administrateurs révoqués/nommés) doit aussi être joint.
Attention ! N’oubliez pas d’en tenir compte, si le siège social de votre ASBL se trouve en Flandre orientale ou occidentale ! Si ce n’est pas le cas, tous ces documents vous seront simplement renvoyés.
Est-ce autorisé ? En principe, oui. Dans le cadre de la lutte contre la fraude au Moniteur, les juges peuvent imposer des obligations supplémentaires, s’ils les jugent nécessaires à l’accomplissement de leur mission légale (art. 2:7 CSA) . Toutefois, il va sans dire que de telles décisions, d’une portée administrative considérable, sont source de confusion et de désagréments administratifs.
Conseil. En cas de doute, contactez le greffe de votre tribunal pour savoir s’il impose des formalités particulières.
Une circulaire est en cours d’élaboration ! Le ministre a fait savoir que, après évaluation de la note de service en question, une lettre circulaire applicable à tous les tribunaux de l’entreprise de Belgique sera rédigée.