Le client n’a pas d’argent au moment de vous payer…
Votre client ne peut pas payer
Contexte. Si vous exploitez un établissement horeca, vous devez non seulement offrir à vos clients la possibilité de payer en liquide mais aussi mettre à leur disposition un moyen de paiement électronique (p.ex. un terminal Bancontact). Lorsque le client s’avère n’avoir ni liquide ni le nécessaire pour payer électroniquement, il a naturellement déjà consommé de la nourriture et/ou des boissons chez vous, mais vous n’avez pas encore vu la couleur de votre argent…
Conseil. Si le client n’habite pas trop loin, vous pouvez éventuellement lui suggérer d’aller chercher de l’argent ou sa carte de crédit chez lui et offrir en attendant le café aux personnes qui l’accompagnent. Vous pouvez éventuellement aussi lui proposer de vous verser le montant dû via son smartphone et de vous montrer la preuve de paiement.
Faire payer plus tard ? S’il n’y a pas moyen de faire payer le client immédiatement, vous n’aurez souvent pas d’autre possibilité que de l’autoriser à venir payer la note plus tard (ou de faire un virement du montant dû sur votre compte).
Attention ! Si dans ce cas, le client «oublie» de le faire et que vous êtes obligé de le lui rappeler, vous devrez être en mesure de prouver qu’il vous doit encore un certain montant. Si le client a simplement promis oralement de payer la note, vous pourrez toutefois difficilement apporter cette preuve.
Comment procéder au mieux ?
Mettre les choses par écrit. Sauf s’il s’agit d’un bon client dont vous êtes certain de l’honnêteté, mieux vaut faire signer un document au client dans lequel il confirme qu’il vous doit encore le montant de l’addition.
Conseil. Sauf s’il s’agit d’une note de 3 500 € ou plus (il y a quelques années, c’était encore 375 €), ce document ne doit pas répondre à des conditions particulières. Il suffit que le client confirme qu’il vous est redevable du montant de la note (précisez-le bien) : «Par la présente, je soussigné, (nom et adresse), confirme être redevable d’un montant de xxx € à … pour le dîner du (date)».
Conseil 1. Veillez aussi à ce que le client appose sa signature au bas du document.
Conseil 2. Si vous ne connaissez pas le client, demandez par mesure de sécurité à pouvoir voir sa carte d’identité, sans quoi il pourrait indiquer un autre nom et une autre adresse et vous risqueriez finalement de ne plus rien pouvoir prouver.
Une note élevée. Si le client vous doit un montant de 3 500 € ou plus, un simple bout de papier ne suffit pas. Dans ce cas, vous devez établir un véritable contrat avec le client ou celui-ci doit signer une reconnaissance de dette qui répond à des conditions légales strictes. Cette reconnaissance de dette doit ainsi comporter la signature de la personne qui s’engage, de même que la mention, écrite de la main de l’intéressé, de la somme due, exprimée en toutes lettres. Vous ne devriez cependant pas en arriver là puisqu’une note de restaurant de 3 500 €, ça fait quand même déjà beaucoup.
Conseil. Si votre client est un autre entrepreneur qui a organisé chez vous une petite fête d’entreprise, les règles plus souples applicables aux montants inférieurs à 3 500 € s’appliquent aussi aux montants supérieurs à 3 500 €.