Comment informer correctement les bénévoles de votre ASBL ?

Information des nouveaux bénévoles

Informer dès le début. L’obligation, pour votre ASBL, de fournir des informations à ses bénévoles est explicitement prévue dans la loi. Il s’agit d’informations concernant : (1) l’objectif et le statut juridique de votre organisation ; (2) les assurances que vous avez contractées pour vos bénévoles ; (3) les indemnités de frais auxquelles ils ont droit ; et (4) le devoir de discrétion et/ou de confidentialité auquel vos bénévoles doivent se conformer.

Comment transmettre ces informations ? La loi ne dit rien à ce sujet, même si vous devez bien sûr être en mesure de prouver que vous avez correctement informé vos bénévoles. Il est donc préférable de le faire par écrit, p.ex. via une note signée, par e-mail, dans une brochure, sur votre site Internet ou via une affiche dans un endroit où les bénévoles se rendent régulièrement.

Que faire en cas de modifications ultérieures ?

La loi ne le dit pas. La loi ne dit en effet pas grand-chose quant à la manière dont vous devez traiter cette obligation d’information une fois que le bénévole a commencé à travailler pour vous. Cependant, il va sans dire que vous devez l’informer de toute modification, surtout si ces changements sont importants pour lui.

Alors comment procéder ? Cela dépend bien sûr de votre organisation et de la manière dont vous fournissez les informations nécessaires à vos nouveaux bénévoles. Demander à tous vos travailleurs de signer une note à chaque changement, ou fournir à chacun une nouvelle brochure, n’est pas forcément pratique. Ce qui l’est peut-être davantage, c’est de distribuer les nouvelles informations «à des vitesses différentes».

Exemple. Supposons que votre organisation décide de désormais rembourser les frais de ses bénévoles d’une manière différente. Vous pouvez alors procéder comme suit :

• Vous informez vos bénévoles actuels en leur envoyant un mailing. Vous pouvez également afficher un avis dans les endroits où ils vont souvent, p.ex. la cafétéria ou les vestiaires.
• Les nouveaux bénévoles reçoivent immédiatement les informations actualisées, dans une note signée ou dans la nouvelle version de la brochure des bénévoles.
• À l’occasion p.ex. de la Journée des bénévoles, chacun d’eux reçoit un cadeau, comme toujours, et vous y joignez un exemplaire de la brochure d’information la plus récente.

Conseil. Veillez à conserver des preuves (p.ex. des e-mails) de toutes les communications adressées à vos bénévoles.