Que peut prévoir votre ASBL dans son règlement d’ordre intérieur ?
Le règlement d’ordre intérieur
De quoi s’agit-il ? Le règlement d’ordre intérieur (ROI) est un document à usage interne, dans lequel votre ASBL peut aborder diverses questions relatives à son fonctionnement. Il s’agit souvent d’une sorte de complément à vos statuts. Les statuts fixent les règles formelles ; le ROI détaille ensuite certaines questions plus pratiques. Un tel ROI n’est pas obligatoire, sauf si les statuts le prévoient expressément. Il s’agit d’un document purement interne, dont le contenu n’est pas connu des tiers et ne leur est donc pas opposable.
Attention ! Des dispositions qui vont à l’encontre de la loi ou des statuts, ainsi que les questions qui doivent être réglées par les statuts conformément au Code des sociétés et des associations (CSA), ne peuvent pas figurer dans le ROI. Il est également préférable de reprendre les questions touchant aux droits des membres, aux pouvoirs des organes ou à l’organisation de l’assemblée générale dans les statuts.
Qui rédige le ROI ? L’organe d’administration, du moins si c’est prévu dans les statuts. Certaines ASBL attribuent le pouvoir de rédiger un ROI à l’assemblée générale via leurs statuts (art. 2:59 CSA) .
Mentionnez-le dans vos statuts ! Selon le nouveau Code des sociétés et des associations, il est obligatoire de faire référence à la dernière version approuvée du ROI dans les statuts de votre ASBL.
Conseil. Ne rendez pas ce règlement plus lourd que nécessaire. Efforcez-vous d’adopter un ROI qui clarifie ou facilite le fonctionnement de votre ASBL, sans vous contenter de bétonner toutes sortes de choses.
Un aperçu pour l’inspiration
Il est impossible de donner un aperçu complet du contenu possible des ROI. Nous vous en fournissons donc un aperçu afin de vous inspirer, mais vous pouvez bien entendu l’utiliser pour régler bien d’autres questions.
| Administration | |
| Le profil de fonction et de compétence et/ou la description des fonctions des administrateurs | Les tâches et responsabilités concrètes du président et/ou des autres administrateurs |
| Les pouvoirs concrets des organes d’administration | La procédure concrète en cas de conflit d’intérêts |
| Le mode d’attribution concret des postes au sein de l’organe d’administration (candidatures, motivations, etc.) | Des conventions en matière de bonne gouvernance |
| Réunions | |
| Le déroulement des réunions | La manière dont les réunions sont préparées et/ou dont les documents préparatoires nécessaires sont établis |
| La méthode de vote et/ou la procédure pour les différentes formes de vote (à main levée, à bulletin secret, etc.) | La méthode à suivre pour la prise de décision en réunion physique ou en ligne |
| Le déroulement pratique des réunions (p.ex. la méthode de vote, le calendrier, la fréquence, l’ordre des intervenants, le(s) lieu(x), etc.) | Les exigences en matière de rapports |
| Le rôle du président pendant la réunion | |
| Fonctionnement général de l’ASBL | |
| Une description de la fonction et du mode de travail de la personne de confiance | Une matrice de décision en matière de finances, de gestion des membres, de contrats externes, etc. |
| Les objectifs, le fonctionnement et les méthodes des groupes de travail | Le mode de résolution des conflits internes |
| Les principes en matière de remboursement des frais et/ou de rémunération | Les montants concrets et/ou le mode de calcul des cotisations des membres |
| La politique concrète en matière de diversité, de bien-être et d’intégrité, de déontologie, etc. | Les dispositions relatives aux données personnelles, aux droits d’auteur et à l’utilisation de matériel photo et vidéo |
| Divers | |
| Les contrôles supplémentaires effectués lors de la prise de décisions : p.ex. contrôle de conformité avec la vision, contrôle des conditions de subvention, contrôle de l’approche des concurrents, etc. | Les dispositions relatives aux infrastructures et aux biens de l’ASBL et/ou à l’infrastructure et aux biens/services loués par l’ASBL |
| Des règles concernant les vêtements et l’équipement pendant les activités | |
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