Quels documents pouvez-vous jeter en ce début d’année ?

Que conserver et combien de temps ?

Quels documents ? Il s’agit des documents comptables légalement obligatoires, au sens strict du terme, comme vos comptes annuels, vos factures, votre grand livre, vos relevés bancaires, votre inventaire, etc., mais aussi de vos contrats, de vos bons de commande ou de livraison, de vos agendas professionnels, de votre correspondance et de vos e-mails, etc.

Combien de temps ? Jusqu’à récemment, vous deviez conserver la comptabilité de votre société pendant 7 ans. Récemment, cependant, le délai de conservation a été étendu à 10 ans (L. 20.11.2022, MB 30.11.2022) .

Attention ! Ce nouveau délai vaut tant en matière de TVA que d’impôt sur le revenu.

À partir de quand le délai passe-t-il à 10 ans ?

À partir de quel exercice comptable ? La durée de 10 ans s’applique au plus tôt à partir de l’exercice comptable (EC) lié à l’exercice d’imposition (EI) 2023. Si votre EC correspond à l’année civile, il s’agit de votre comptabilité à partir de 2022 (01.01.2022-31.12.2022). Pour la TVA, il s’agit des factures exigibles à partir du 1^er  janvier 2023. Pour les EC liés à l’EI 2022 ou à un EI antérieur, le délai de conservation reste donc de 7 ans.

Attention ! Pour les comptabilités numériques, le même délai s’applique également aux données informatiques.

Comment calculer le délai de conservation ? Pour l’impôt des sociétés, vous devez calculer les 7 ou 10 années à partir de l’année ou de l’EC qui suit la clôture de l’EC. Pour la TVA, c’est à partir du 1^er  janvier de l’année qui suit la date d’émission des factures ou la clôture de l’EC. En résumé, il est préférable de toujours calculer le délai à partir du 1^er  janvier de l’année qui suit la clôture de votre EC.

Concrètement. Vous devez conserver les documents relatifs à l’EC (année civile) 2022 (EI 2023) au moins jusqu’à la fin de 2032, et les documents relatifs à l’EC (année civile) 2021 (EI 2022) au moins jusqu’à la fin de 2028.

Quels documents jeter en ce début d’année 2023 ? Fin 2022, le délai de conservation de 7 ans de l’EC (année civile) 2015 a expiré. Vous pouvez donc jeter les documents de cet EC 2015.

Tout de même garder certaines choses plus longtemps ? Oui, vous devez parfois conserver certains documents pendant plus de 7 ou 10 ans. C’est principalement le cas pour :

1. Les investissements : les factures d’investissement qui sont amortis doivent être conservées pendant respectivement 7 ou 10 ans après la dernière année d’amortissement.
2. L’immobilier : tous les documents relatifs aux biens immobiliers pour lesquels vous avez récupéré la TVA doivent être conservés pendant 15 ou 25 ans (choix de la location avec TVA). En effet, cette TVA récupérée peut être revue pendant 15 ans voire, depuis le 1^er  janvier 2019, pendant 25 ans.
3. Pertes fiscales reportées : si votre société déduit des pertes fiscales reportées, vous devez conserver la comptabilité de l’année au cours de laquelle elles se sont produites, même si elles sont très anciennes, car en cas de contrôle, vous devez pouvoir prouver la perte initiale (Cass., 18.10.2007) .

Attention ! Ne jetez aucun document encore concerné par une réclamation ou une procédure judiciaire en cours.