Quelques astuces Outlook moins connues
Afficher la suite du message
Par défaut, la liste des messages d’Outlook ne montre que l’objet d’un message. Il peut être utile de voir davantage de contenu sans ouvrir l’e-mail pour autant : vous pouvez ainsi décider d’emblée si celui-ci peut attendre ou requiert une action immédiate. Pour ce faire, allez dans l’onglet Affichage , cliquez sur Aperçu du message et choisissez le nombre de lignes que vous voulez voir en aperçu de l’e-mail : une, deux ou trois lignes. Décidez enfin si vous voulez appliquer ce paramètre à toutes les boîtes de réception ou seulement au dossier dans lequel vous vous trouvez.
Mentionner quelqu’un explicitement
Si vous voulez vous adresser spécifiquement à une personne dans votre message, vous pouvez la mentionner séparément : tapez @, suivi des premières lettres de son nom (de famille). Outlook le complète automatiquement, met la personne mentionnée en surbrillance dans le texte du mail et la reprend directement comme destinataire du message. Cette personne ne manquera donc pas de recevoir votre e-mail et verra directement qu’il lui est adressé. Vous pouvez voir si certains e-mails vous sont explicitement destinés en regardant dans la liste des messages si un @ figure sous la rubrique Mention .
Annoter un e-mail pour rappel
Il peut arriver que vous vouliez conserver un e-mail comme référence, pour le reprendre par la suite. Vous pouvez y mettre en surbrillance certaines parties du texte ou y ajouter un commentaire, le cas échéant. Dans la fenêtre de cet e-mail à modifier, restez dans l’onglet Message et cliquez sur Déplacement : Actions ; Modifier message . Vous pouvez à présent mettre le message en surbrillance, ou ajouter vos réflexions. Par ailleurs, vous trouvez aussi sous Actions l’option pratique Renvoyer ce message… , qui vous permet de renvoyer l’e-mail ouvert.
Réutiliser un e-mail comme modèle
Dans Word, vous avez probablement déjà utilisé des modèles, ces documents créés au préalable auxquels il vous suffit d’ajouter un peu de texte pour disposer d’un document utilisable. Dans Outlook, vous pouvez aussi créer des modèles pour des e-mails similaires que vous envoyez souvent. Tapez le texte de l’e-mail, cliquez sur Fichier ; Enregistrer sous , et choisissez le type Modèle Outlook . Ensuite, pour utiliser le modèle, allez dans l’onglet Accueil , cliquez sur Nouveaux éléments ; Autres éléments ; Le formulaire , sélectionnez Modèles dans le fichier système et choisissez le modèle souhaité. Plutôt fastidieux, certes, mais la création d’un modèle vous fera gagner pas mal de temps par la suite.
Planifier rapidement sur la base d’un e-mail
Vous pouvez utiliser directement un e-mail comme motif pour planifier une réunion ou attribuer une tâche à quelqu’un. Faites glisser l’e-mail vers la barre de navigation verticale à gauche de la liste des dossiers, puis relâchez-le au-dessus de l’icône des réunions ou tâches. Une nouvelle demande de réunion ou une nouvelle tâche est alors créée, avec comme contenu le texte de l’e-mail. Vous pouvez ensuite compléter ou adapter ce texte pour préciser la demande de réunion ou la tâche. Vous pouvez aussi créer rapidement une demande de réunion à partir d’un e-mail que vous lisez, en appuyant sur les trois points en haut à droite et en choisissant l’option Réunion .
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