Le Web guide les entrepreneurs débutants
1. StartMyBusiness ( http://www.startmybusiness.be ) est une initiative du notariat belge qui aide gratuitement les entrepreneurs débutants lors de la création de sociétés, d’associations et de fondations. Une fois choisie la forme juridique souhaitée, un tableau de bord s’affiche, reprenant l’ensemble des étapes à suivre, comme indiquer la dénomination sociale, désigner les fondateurs, les actionnaires, les titulaires de fonctions et les signataires, spécifier la structure de l’actionnariat, l’année fiscale et la date de l’assemblée générale annuelle, et télécharger tous les documents nécessaires. Une fois que vous avez désigné un notaire au choix, toutes les informations lui sont automatiquement transmises pour la préparation de l’acte de constitution. Tout se passe en ligne, même la signature de cet acte.
2. E-Greffe ( https://www.e-griffie.be ) : aucun notaire n’est requis pour la constitution d’une ASBL, et il vous incombe dans ce cas de déposer l’acte après la constitution. Vous pouvez heureusement le faire en ligne via E-Greffe, un site Web du SPF Justice. On regrettera toutefois que vous ne puissiez vous identifier ici via l’application pratique itsme : vous devez utiliser votre eID en combinaison avec un bon vieux lecteur de carte.
3. Registre UBO ( https://financien.belgium.be/fr/E-services/ubo-register ) : en tant que gérant ou administrateur d’une société, ASBL ou autre entité juridique, vous devez répertorier dans le registre les bénéficiaires effectifs (ou Ultimate Beneficial Owners ) de celle-ci. Il ne s’agit pas seulement des fondateurs et des administrateurs, mais aussi des actionnaires qui détiennent plus d’un quart des actions. Conseil. Votre comptable peut aussi se charger de cette formalité en ligne via un mandat.
4. L’E-Box Enterprise ( https://www.eboxenterprise.be ) est votre boîte aux lettres numérique pour la communication concernant votre entreprise. Vous pouvez p.ex. y recevoir votre avertissement-extrait de rôle à l’impôt des sociétés ou le rappel de dépôt de vos comptes annuels. Différents services publics comme les SPF Économie, Finances et Justice y recourent déjà, et des institutions de sécurité sociale (comme l’ONSS et l’ONEm) transmettent aussi par ce biais des documents, des notifications et autres obligations à remplir.. Attention ! Seul le représentant légal de votre société peut activer votre e-Box Enterprise. Vous pouvez ensuite en accorder l’accès à certains collaborateurs ou à votre comptable.