Que faut-il mentionner sur votre facture et dans quelle langue ?
Mentions obligatoires
Mentions légales. La loi précise les mentions obligatoires sur une facture : sa date, son numéro de série, votre identité, votre numéro de TVA, l’identité de votre client, son numéro de TVA, le taux de TVA applicable et le montant total de la TVA due, le prix unitaire, les réductions éventuelles, la description des biens vendus ou des travaux effectués, etc. (art. 5, §1 AR n° 1) .
Pas de récupération en cas de non-conformité. Le contrôleur de la TVA peut en effet refuser la récupération de la TVA pour une facture incorrecte.
Conseil. Si vous pouvez néanmoins prouver, sur la base d’une offre, d’un bon de commande ou d’un contrat, que la récupération de la TVA est justifiée, le contrôleur sera normalement indulgent. En outre, vous pouvez également présenter une facture corrigée lors d’un contrôle TVA en cours.
Amendes. Pour chaque facture irrégulière que vous établissez vous-même, l’administration de la TVA peut imposer une amende, qui peut être assez importante. Pour une première infraction, il s’agit d’environ 25 € par facture, bien que l’amende totale soit d’au moins 50 € et de 250 € au maximum. Plus vous commettez d’infractions, plus les amendes augmentent. À partir de la troisième infraction, par exemple, l’amende est d’au moins 250 €, avec un maximum de 5 000 €.
Facture simplifiée. Dans certains cas, vous pouvez aussi envoyer une facture simplifiée. Les mentions obligatoires sont alors moins nombreuses.
Que pouvez-vous alors laisser tomber ? Si votre client possède un numéro de TVA, vous pouvez omettre ses données d’identité, les réductions ne doivent pas être mentionnées séparément, le prix unitaire ne doit pas être mentionné, vous ne devez pas indiquer la date de livraison ou la date d’achèvement des travaux, etc.
Quand est-ce possible (ou non) ? La principale exception concerne les factures émises pour un montant inférieur à 100 € hors TVA. Mais ce n’est jamais possible pour les ventes à distance, les livraisons et acquisitions intracommunautaires et les ventes pour lesquelles la TVA est due par le cocontractant (autoliquidation).
S’adapter à la langue de votre client ?
Pas si facile. Vous pourriez vouloir faire plaisir à votre client de langue étrangère, par sens du commerce, en lui envoyant une facture dans sa langue, mais vous ne pouvez pas le faire à votre guise...
L’adresse de l’établissement est déterminante. C’est l’emplacement du siège social de votre entreprise en nom personnel qui détermine la langue dans laquelle vous devez rédiger votre facture. Si vous êtes établi en Wallonie, la facture devra être rédigée en français. En revanche, si votre entreprise se trouve en Flandre, elle devra être rédigée en néerlandais.
Et à Bruxelles ? Là, vous êtes libre de choisir entre le néerlandais et le français.
Vous pouvez toutefois joindre une traduction ! Si vous avez un client d’un autre État membre de l’Union européenne, vous pouvez envoyer, en plus de votre facture en français, une traduction dans une langue compréhensible par votre client.
Attention ! L’envoi de la seule traduction n’est évidemment pas suffisant. En outre, votre facture sera nulle si vous ne la rédigez que dans une autre langue.