Quels papiers pouvez-vous jeter en 2023 ?

Que conserver, comment et où ?

Que conserver ? Avant tout, pour les impôts directs et la TVA, tous les «véritables» documents comptables, comme les comptes annuels, les factures, le grand livre, les extraits de compte, l’inventaire, etc. À cela s’ajoutent les contrats, bons de commande, bons de livraison, agendas, courriers et e-mails professionnels, etc. ainsi que les dossiers d’analyse, de programmation et d’exploitation des systèmes informatiques utilisés pour la comptabilité.

Comment conserver ? Sur papier, sur support numérique ou par une combinaison des deux.

Où ? En principe, la comptabilité de votre société est à conserver à son siège social. Cela ne pose pas de problème qu’elle soit temporairement chez le comptable pour en assurer le traitement, mais pas question que tout ou partie soit conservé(e) ailleurs en permanence (QP n° 27, Van Parys, 11.07.1995) . Il est aussi possible de conserver des documents numériques «dans le cloud», à la condition d’y avoir un accès en ligne garanti en Belgique.

Durant combien de temps ?

Sept ou dix ans. Pour les impôts directs comme pour la TVA, vous deviez jusqu’il y a peu tout conserver jusqu’à l’expiration de la septième année ou exercice comptable qui suit la période imposable. Récemment, le délai de conservation a toutefois été porté à dix ans (loi du 20.11.2022, MB 30.11.2022) .

À partir de quand ? Le délai de dix ans s’applique au plus tôt à partir de l’exercice comptable lié à l’exercice d’imposition 2023. Si votre exercice comptable coïncide avec l’année civile, il s’agit donc de votre comptabilité à partir de 2022 (01.01.2022 – 31.12.2022). Pour la TVA, il s’agit des factures exigibles à partir du 01.01.2023. Pour les exercices comptables liés à l’exercice d’imposition 2022 (ou aux exercices antérieurs), le délai de conservation reste donc de sept ans.

Trois exceptions. Il faut conserver durant 15 ans ou même 25 ans (location optionnelle avec TVA) tous les documents relatifs aux immeubles, vu qu’une TVA récupérée pour un immeuble peut faire l’objet d’une révision durant 15 ans, et même 25 ans depuis le 01.01.2019… La facture d’un investissement doit quant à elle être conservée jusqu’à sept ou dix ans ans après l’année du dernier amortissement. Si votre société déduit une perte fiscale reportée dans une déclaration, elle doit conserver la comptabilité de l’exercice au cours duquel cette perte s’est produite, si lointain qu’il puisse être, tant que la déclaration dans laquelle la perte a été déduite peut encore faire l’objet d’un contrôle.

À partir de quand ? En principe, il faut compter ces sept ou dix ans à partir du premier jour de l’exercice comptable suivant celui au cours duquel la comptabilité a été clôturée, ou les documents, établis. Toutefois, pour les documents relatifs aux systèmes informatiques, le délai ne court qu’à partir du premier jour de l’exercice comptable suivant celui au cours duquel ces systèmes ont servi pour la dernière fois. Et pour le «tableau des biens d’investissement», il faut compter à partir du 1^er  janvier de l’exercice suivant celui au cours duquel le délai de révision de 5, 15 ou 25 ans est venu à échéance (art. 11, §5 AR TVA n° 3) .

À jeter donc en 2023 ? Les factures des investissements amortis pour la dernière fois en 2015. La comptabilité d’un exercice déficitaire ne peut être jetée que lorsque l’exercice au cours duquel la perte a été déduite ne peut plus être contrôlé. Ne jetez en outre rien concernant des exercices pour lesquels une réclamation est encore en cours. Pour le reste, vous pouvez jeter tout ce qui date d’avant 2016.