Publier des documents sur votre site
Il se révèle souvent pratique de publier un document sur son site Web (tarifs, présentation, modèle de contrat). À quoi faut-il être attentif ?
Vous pouvez placer, sur votre site, des fichiers que les visiteurs pourront télécharger. Il suffit de les charger sur votre serveur Web et d’ajouter, sur votre page Internet, un lien qui y renvoie.
1. Documents Office. Si vous voulez placer un document Office (Word, Excel ou Power Point) sur votre site, vous devez rester prudent.
Conseil 1. Si vous utilisez Office 2007, enregistrez les fichiers à publier en ligne au format Office 97-2003 (doc) afin d’éviter les problèmes de compatibilité. Pour ce faire, cliquez sur Fichier, Enregistrer sous.
Conseil 2. Supprimez vos données personnelles et les métadonnées. Les autres n’ont pas à savoir qui a rédigé le document, en combien de temps, etc. Dans Office 2003, sélectionnez Outils, Options et cliquez sur l’onglet Sécurité. Cochez la case Supprimer les informations personnelles lors de l’enregistrement et réenregistrez le document. Dans Office 2007, cliquez sur le bouton Office. Cliquez sur Terminer, Inspecter le document, puis Supprimer tout.
2. Lecture seule. Si vous souhaitez publier un document Office sur votre site mais ne voulez pas que les visiteurs puissent le modifier, allez dans le menu Outils, Options, Sécurité. Tapez un mot de passe dans la zone Mot de passe pour la modification.
Conseil.Il est préférable de supprimer toutes les macros pour que l’utilisateur ne reçoive pas d’avertissement de sécurité lors de l’ouverture. Cliquez sur Outils, Macro, Macros, Organiser. Vérifiez que le contenu de votre document est resté intact.
3. Polices. Quand vous placez du contenu en ligne, faites attention aux documents rédigés dans une police non standard. Si un visiteur ne possède pas cette police, celle-ci sera modifiée et, dans 90 % des cas, le document sera illisible. Évitez le problème en “incorporant” la police dans le document. Cliquez sur Outils, Options, Enregistrement, puis cochez la case Incorporer les polices TrueType. Votre document sera beaucoup plus gros. Et si le visiteur utilise une ancienne version d’Office, il se peut aussi que ce système ne fonctionne pas.
4. PDF. Vous pouvez placer un fichier PDF sur votre site. Il s’affichera tel quel sur tous les ordinateurs. En outre, vous pouvez autoriser, ou non, la copie, l’impression et la modification du texte. OpenOffice.org et Office 2007 permettent d’enregistrer des fichiers au format PDF. Pour les anciennes versions, utilisez le logiciel gratuit PrimoPDF (http://www.primopdf.com) ou les solutions Adobe (http://www.adobe.com/fr/), assez chères, elles.
5. Google Documents (http://docs.google.com). Là, vous pouvez, via Autres actions, Publier, créer une adresse URL qui renvoie aux fichiers que vous conservez en ligne. Vous pouvez également utiliser Scribd (http://www.scribd.com), un service gratuit d’hébergement de fichiers Office (2003 et 2007), OpenOffice, textes et PDF. Il fournit un lien pour chaque document. Parfait pour partager aisément vos documents sans les déplacer vers Google Docs.
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