LOGICIELS - APPLICATIONS - 28.09.2021

Scanner facilement des documents via votre smartphone

Si la numérisation de documents sur PC n’est pas insurmontable, elle n’en est pas moins fastidieuse. Cette opération est plus rapide et simple via l’appareil photo de votre smartphone. Il vous faut pour autant utiliser l’application adéquate. Nous avons sélectionné pour vous plusieurs solutions gratuites.

Google Drive

Si vous avez installé l’application Google Drive, vous pouvez vous en servir pour scanner facilement via le bouton «+» en bas à droite. Si nécessaire, vous pouvez aussi rogner ou faire pivoter la photo prise. Quand le document à numériser se compose de plusieurs pages, vous pouvez les ajouter à la même numérisation via le bouton «+» en bas à gauche. Attention !  Sur un appareil Android, elle est transformée automatiquement en un fichier PDF consultable (ce qui vous permet de la retrouver facilement par la suite avec un mot-clé), mais sur un iPhone, elle reste un fichier JPG graphique. Côté pratique, les numérisations sont directement conservées dans votre cloud Google Drive. Conseil.  Vous pouvez créer à cet effet un dossier Google Drive spécifique, que vous partagez avec le comptable.

Notes

L’application Notes est présente de série sur un iPhone. Elle vous permet aussi de scanner via le bouton de l’appareil photo. L’application reconnaît automatiquement les documents et les aligne correctement, mais vous pouvez encore adapter manuellement la zone à scanner. La numérisation est ensuite intégrée dans une note (nouvelle ou existante), où vous pouvez encore ajouter des informations supplémentaires, le cas échéant. Conseil.  C’est pratique en cas de contrôle fiscal, lorsque le contrôleur souhaite plus de détails sur votre lunch d’affaires ou achat professionnel. Via l’icône en haut à droite, vous pouvez partager la note de toutes les manières possibles (e-mail, WhatsApp, Dropbox…) avec le comptable, en PDF. Depuis iOS 13, elle est aussi consultable par mot-clé.

Adobe Scan

Adobe Scan est utilisable tant sur un appareil iOS qu’Android. Cette application se distingue surtout par sa simplicité et la qualité des numérisations. Elle reconnaît automatiquement le document à scanner, mais ici aussi, vous pouvez corriger manuellement en le rognant ou en le faisant pivoter. Le résultat est sauvegardé dans votre Adobe Document Cloud comme PDF consultable, mais vous pouvez aussi le conserver, via le bouton de partage, dans un dossier Google Drive (partagé avec le comptable). Conseil.  Si vous avez aussi l’application Adobe Acrobat Reader sur votre téléphone, vous pouvez prendre des notes sur le scan au préalable.

Application de comptabilité

Si vous utilisez un outil numérique pour partager vos documents avec le comptable, il est souvent accompagné d’une application mobile permettant de numériser facilement des souches et autres. L’application Yuki du logiciel cloud éponyme permet p.ex. de le faire via le bouton «+» dans le bas. Ici aussi, vous pouvez ajouter toutes sortes de détails sur la déclaration de frais. Le fichier est chargé automatiquement d’une simple pression sur le bouton, après quoi votre comptable peut s’en occuper.

Applications de notes

Enfin, n’oubliez pas que des applications de notes populaires comme Evernote, Microsoft OneNote et Google Keep offrent également des possibilités pour scanner tickets de caisse, souches TVA et factures, avant de les partager avec le comptable.