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Indemnité forfaitaire mensuelle de frais

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Indemnités de frais

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Votre indemnité de frais davantage dans le viseur du fisc ?

Une indemnité forfaitaire de frais

Forfaitaire, c’est possible ? Oui ! Le fisc l’a en effet expressément aussi admis pour les administrateurs de sociétés (Com. IR, 32/3) . Votre société peut donc retenir un montant fixe, qu’elle évalue forfaitairement, pour l’indemnité de frais qu’elle vous verse chaque mois.

Attention ! Si vous êtes en nom personnel, vous pouvez attribuer une telle indemnité forfaitaire de frais à votre personnel, mais pas à vous-même.

Forfaitaire et donc rien à prouver ?Oui et non . Il n’est en effet pas nécessaire de conserver toutes sortes de justificatifs (factures, souches, tickets, etc.) «jusqu’à la fin des temps» : le montant est précisément forfaitaire, donc fixe. Il importe par contre de pouvoir justifier comment vous êtes parvenu à ce montant mensuel fixe.

Bien l’étayer, surtout maintenant !

Elle doit être sur la fiche depuis 2022. Jusqu’en 2021, il suffisait d’avoir mentionné sur votre fiche de rémunération que vous aviez perçu une indemnité forfaitaire de frais «établie d’après des normes sérieuses». Depuis le 1^er  janvier 2022, il faut par contre mentionner le montant effectivement attribué sur la fiche (281.10 ou 281.20).

Cela se voit donc plus qu’avant ? Effectivement. Du fait que le montant effectivement attribué figure sur votre fiche, la transparence vis-à-vis du fisc (et aussi de l’ONSS, si vos travailleurs perçoivent une telle indemnité) est devenue totale. Désormais, semble-t-il, le fisc et l’ONSS vérifieront plus strictement si les indemnités de frais sont étayées et admissibles et s’il n’y a pas de double emploi. Vous risquez donc davantage qu’avant de voir un contrôleur vous demander comment vous êtes parvenu au montant en question...

Comment le justifier ?

Une liste des différents types de frais. C’est la première étape. Vous dressez une liste des différents types de frais que vous payez de votre poche pour votre société : frais d’un bureau à votre domicile (amortissement ou loyer, eau, gaz, électricité, téléphone, PC, Internet, matériel de bureau, ...), frais de voiture accessoires (parking, car wash, garage, ...), frais de représentation (cadeaux, tournées, cotisations, ...), frais de documentation (abonnements, livres, ...) et diverses menues dépenses (pourboires, vestiaire, ...).

Conserver toutes les preuves quelques mois. Le mieux serait ensuite de conserver durant quelques mois tous vos tickets, souches et autres justificatifs de tous ces frais potentiels. Vous pouvez alors en prendre une moyenne qui est la base du montant mensuel de l’indemnité.

Conseil. Vous pouvez encore légèrement majorer ce montant de base pour les frais dont vous n’avez pas de preuve, mais dont il est clair que vous les faites, p.ex. une tournée au club de sport local.

Attention ! Vous ne pouvez bien sûr pas reprendre dans le montant de base des dépenses que votre société paie et déduit directement. Il y aurait alors en effet double emploi !

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