Réduire sensiblement votre boîte mail

Banqueroute

L’approche la plus radicale est littéralement baptisée en anglais «banqueroute e-mail» et consiste à jeter à la corbeille en une seule fois l’intégralité du contenu de votre boîte de réception. L’idée est de repartir à zéro. Vous craignez de perdre ainsi des messages importants ? Pas de problème, dites-vous que, si c’est suffisamment important, vos contacts vous renverront un e-mail. Cette approche est toutefois extrême. Vous pouvez la rendre un peu moins radicale en supprimant p.ex. uniquement les messages de plus de 30 jours. Vous garderez ainsi les messages actuels, dont le nombre est généralement gérable.

Amnistie

Une meilleure approche : l’«amnistie e-mail», qui consiste à archiver en une fois tous les messages de la boîte de réception. Cette méthode est tout aussi rapide et vous permet également de repartir avec une boîte mail vide. Vous ne voyez plus tous ces anciens messages, mais ils ne sont pas perdus. Vous pouvez toujours mener une recherche sur des messages spécifiques. Si, de façon inattendue, vous avez plus de temps à consacrer à vos e-mails, vous pouvez aller rechercher dans l’archive les messages les plus importants et les traiter.

Comment procéder concrètement avec l’amnistie ? Créez un nouveau dossier d’archive (ou un nouveau libellé dans Gmail) dont le nom comporte des dates, p.ex. E-mails du 01.09.2023 au 15.02.2024 . Déplacez tous les messages de votre boîte de réception vers ce dossier. Avec Gmail, attribuez d’abord le libellé aux messages et utilisez ensuite la fonction d’archivage. Les dates dans le nom sont utiles à plusieurs égards. Lorsque le dossier a six mois, vous pouvez décider de le supprimer. Si vous avez plusieurs dossiers archivés, vous pouvez rapidement déterminer la période sur laquelle porte chacun d’entre eux.

Traitement accéléré

Un nouveau départ, p.ex. après une amnistie e-mail, est le moment idéal pour adopter une méthode de traitement plus rapide. Dans le cas contraire, vous vous retrouverez très vite avec une boîte mail à nouveau saturée.

RAFT. Essayez p.ex. d’appliquer la méthode RAFT ( Read, Act, File, Trash ). Concrètement, vous lisez le message, prenez une action si nécessaire, l’archivez ou le supprimez. Commencez toujours par les messages les plus récents (qui sont plus actuels ou urgents) et finalisez complètement chaque message que vous commencez à traiter. Il se peut que des messages plus anciens s’accumulent à la longue, mais cet arriéré se constituera plus lentement et restera plus gérable.

Par expéditeur. Une autre approche consiste à trier (temporairement) votre boîte mail sur la base de l’expéditeur plutôt que de la date. Tous les messages d’un même contact sont donc regroupés, et dans de nombreux cas, vous pouvez traiter avec une même réponse tout un groupe de messages de cette personne.

Moins de traitement

Après un nouveau départ, il serait aussi idéal que vous ayez désormais moins d’e-mails à traiter. Vous pouvez y parvenir en recourant aux filtres intelligents prévus dans de nombreuses applications e-mail. Ils placent les e-mails importants et moins importants (tels que newsletters ou mises à jour de médias sociaux) dans des onglets ou dossiers séparés. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur un volume plus limité d’e-mails importants et garder ceux-ci sous contrôle. Cela vous semblera en outre moins radical, à un moment donné, de déclarer «en banqueroute» le dossier contenant les e-mails moins importants.