AVANTAGES DE TOUTE NATURE - 15.10.2014

Une tablette ou un smartphone aux frais du fisc ?

à usage privé également

De plus en plus utilisé...

De plus en plus d’entreprises demandent à leurs collaborateurs d’être «joignables». Par ailleurs, ils doivent être à même de travailler facilement en fonction des projets en cours, y compris en déplacement. Enfin, il y a la demande croissante des travailleurs d’atténuer en partie la calamité des bouchons par des solutions telles que le travail à domicile. Les nouveaux outils de travail que sont les smartphones et les tablettes aident dans une large mesure à tout cela. Mais qu’en est-il sur le plan fiscal si vous mettez ces appareils à la disposition de vos collaborateurs ou leur versez une indemnité du fait qu’ils se servent aussi de leur appareil personnel à des fins professionnelles ?

Un PC et sa connexion Internet

Souvent, l’entreprise achète elle-même PC et autres appareils informatiques et l’abonnement à Internet est aussi souvent à son nom.

Celui qui a gratuitement un PC et ses accessoires (logiciels, imprimante, ...) à sa disposition, y compris pour ses besoins privés, se voit compter, tant pour l’ONSS qu’au niveau fiscal, un avantage en nature de 180 € par an. Pour l’Internet fixe ou mobile (3 ou 4G), tant l’ONSS que le fisc comptent un avantage en nature de 60 € par an. Ils comptent autant d’avantages en nature qu’il y a de connexions ainsi mises à disposition. Cette évaluation forfaitaire s’applique aussi aux dirigeants d’entreprise.

En principe, il n’y aura pas d’avantage en nature si tout usage privé a été explicitement interdit (p.ex. dans le règlement de travail ou un règlement d’utilisation), si c’est contrôlé et le cas échéant sanctionné et si des mesures techniques ont été prises pour éviter au maximum un usage privé.

Comme le prix d’achat des PC a fort baissé, l’avantage est plutôt élevé. Une indemnité pour travail à domicile (voir ci-après) sera en général plus avantageuse.

Une tablette et/ou un smartphone

L’ONSS compte l’avantage d’un PC pour une tablette. Pour un GSM ou un smartphone, il table sur un forfait de 12,50 € par mois, soit 150 € par an. Bien que le fisc n’ait pas d’évaluation forfaitaire pour un GSM ou un smartphone, nous voyons en pratique certains contrôleurs aussi retenir ce montant de 12,50 € par mois. Ce n’est, bien sûr, pas vraiment avantageux...

Ces évaluations forfaitaires, avons-nous dit, n’existent pas au niveau fiscal. Là, c’est la valeur réelle de l’avantage pour le bénéficiaire qu’il faut imposer (art. 36, §1 CIR 92) . Le ministre des Finances l’a confirmé pour une tablette (quest. parl. n° 187, 07.03.2013, Schoofs ).

La Commission de ruling a rendu une intéressante décision récemment concernant le calcul de cet avantage (déc. n° 2013.569, 18.02.2014) . Une entreprise informatique mettait des tablettes et des smartphones à la disposition de ses travailleurs et avait calculé leur avantage en multipliant les amortissements par le pourcentage d’usage privé.

Cette entreprise avait payé, en tout, 900 € pour la tablette et le smartphone. La durée d’utilisation des appareils était de trois ans et donc l’amortissement annuel de 300 €. L’usage privé avait été évalué à 20 %, de sorte que l’avantage annuel avait été fixé à 60 € par an pour la tablette et le smartphone, globalement. Ce que la Commission de ruling a accepté.

Bien qu’un ruling ne s’applique qu’à son demandeur, vous avez là tout de même un argument solide et logique pour déterminer ainsi l’avantage des GSM et smartphones dans votre entreprise aussi, tant pour vos collaborateurs que pour vous.

chacun avec son matériel

De plus en plus populaire

De plus en plus de travailleurs préfèrent choisir eux-mêmes un smartphone ou une tablette, de façon à mieux faire correspondre leur achat à leurs besoins. Le travailleur est alors le propriétaire des appareils utilisés, mais attend bien sûr de l’entreprise qu’elle rembourse les frais faits à son bénéfice.

La Commission du ruling

Dans une récente décision (n° 2013.485, 03.12.2013) , la Commission de ruling a accepté que les forfaits payés par une entreprise à des travailleurs qui avaient acheté eux-mêmes une tablette ou un smartphone remboursaient effectivement des frais propres à l’employeur. L’entreprise avait payé, suivant la catégorie de travailleurs, une indemnité forfaitaire de 90 à 600 € par deux ans pour l’usage professionnel d’un GSM ou d’un smartphone privés, mais limitée à 80 % du prix d’achat effectif. Pour une tablette, elle avait retenu une indemnité forfaitaire et non indexée de 150 € par an.

Elle avait pris les frais de communication à sa charge suivant un système de «split bill». Comme tous les frais dépassant un montant donné (de 20 à 60 € suivant la catégorie de personnel) et que tous les appels à des numéros payants incombaient aux travailleurs, la Commission de ruling a accepté que les travailleurs n’aient pas d’avantage de toute nature imposable.

D’autres rulings ont aussi jugé admissible une utilisation professionnelle de 70 à 80 % (déc. n° 2013.569, 18.02.2014, entre autres) .

Un bon d’achat

Il n’est pas vraiment indiqué que vous remettiez à vos travailleurs un bon d’achat avec lequel ils peuvent acquérir l’appareil de leur choix. Le travailleur en est alors le propriétaire et l’ONSS comme le fisc peuvent considérer la valeur du bon d’achat comme du salaire, soumis aux cotisations ONSS et impôts normaux.

Le travail à domicile

Aujourd’hui, de plus en plus de travailleurs travaillent à domicile de temps à autre, en se servant parfois d’un ordinateur et d’une connexion Internet privés à cette occasion. Dans une récente circulaire (Ci. RH. 241/616.975, 14.01.2014) , le fisc a estimé que vous pouvez verser aux travailleurs qui effectuent à leur domicile, régulièrement ou occasionnellement et durant les jours et heures de travail normaux, un travail qu’ils peuvent aussi faire au bureau, une indemnité exonérée d’impôt de 20 € par mois pour l’usage de leur appareillage privé et de 20 € par mois pour celui de leur connexion Internet privée. Cette indemnité peut aussi s’appliquer à l’usage d’une tablette privée.

La circulaire dit expressément qu’une société peut aussi verser cette indemnité à ses dirigeants. Pas, par contre, à qui travaille régulièrement ou occasionnellement à son domicile en dehors des heures de travail normales, aux travailleurs mobiles (p.ex. des représentants qui viennent irrégulièrement au bureau) ou à ceux qui travaillent en bureau satellite.