COURRIEL - LOGICIELS - 18.03.2019

Cinq outils gratuits pour le courriel

Besoin d’une sauvegarde ?

Il est judicieux d’effectuer de temps à autre une sauvegarde de vos e-mails, que vous travailliez avec une messagerie en ligne, une app mail mobile ou un logiciel e-mail classique. Vous voulez une solution fiable sans fioritures ? MailStore Home ( https://www.mailstore.com/en/products/mailstore-home/  – gratuit pour un usage personnel) constitue sans conteste un bon choix. Cet outil peut archiver tout type de compte mail. Si vous disposez de plusieurs comptes, vous pouvez réunir tous les messages de tous les comptes sous une seule grande archive. Grâce à la puissante fonction de recherche, vous retrouverez facilement un message ou une pièce jointe dans cette archive.

Modèles

Vous réutilisez souvent les mêmes parties de textes dans des messages ? Comme p.ex. votre réponse aux questions récurrentes de nouveaux clients. Certaines apps mail disposent de fonctions pour travailler avec des modèles. Outlook ( https://goo.gl/osSLtm ) propose des modèles, mais ils sont surtout destinés à l’envoi de nouveaux messages et pas vraiment à des réponses standards. C’est pourquoi vous serez souvent mieux loti avec un outil universel comme PhraseExpress ( https://www.phraseexpress.com/freeware.htm ), qui permet de créer, stocker et gérer des extraits de texte. Vous pouvez insérer ces extraits dans vos e-mails (ou toute autre application) en tapant p.ex. des abréviations qui sont automatiquement remplacées par l’ensemble du texte.

Programme mail par défaut

Lorsque vous cliquez sur une adresse e-mail dans une page Web, le but est que votre application mail ouvre une fenêtre pour envoyer un nouveau message à cette adresse. Cela fonctionne, pour peu que cette application soit définie comme client mail standard. Sinon, c’est une autre application qui s’ouvre. Dans Windows, vous le réglez via Paramètres  > Applications  > Applications par défaut  > Messagerie électronique . Pour macOS : voir https://support.apple.com/fr-be/HT201607 . Mais quid si vous travaillez avec Gmail ? C’est aussi possible ! Il suffit d’adapter les bons paramètres dans votre navigateur ( https://blog.hubspot.com/marketing/set-gmail-as-browser-default-email-client-ht ). Conseil.  Les instructions pour Safari ne fonctionnent plus depuis macOS Mojave. Vous pouvez régler ce problème avec un petit outil : Open in Webmail ( https://goo.gl/8iH84d ).

Suivi précis

Si vous n’appréciez guère d’être suivi par des trackers d’e-mail, il arrive que vous vouliez vraiment savoir si votre message a été lu. Si vous utilisez Gmail, l’extension de navigateur Mailtrack ( https://mailtrack.io/en/ ) est une solution simple. Vous décidez quel mail doit être suivi et, via des coches vertes (comme dans WhatsApp), vous voyez quels messages ont été lus par les destinataires. Pour un outil de suivi plus général qui fonctionne aussi avec Outlook et des apps mobiles, mieux vaut vous tourner vers Bananatag ( https://bananatag.com ).

Réponse automatique

Une réponse automatique vous permet d’avertir vos contacts que vous n’êtes pas au bureau. Pour que cette réponse soit un peu moins stéréotypée, vous pouvez utiliser un message produit par un Out of Office Generator (p.ex. https://www.kayak.com/holidaytravelhacker/2018/ooo-generator ou https://ooogenerator.com ). Sur la base de plusieurs choix, un texte adapté vous est fourni – originalité garantie !