Garder le contrôle de votre boîte aux lettres Outlook
Outil «Nettoyer la boîte aux lettres»
Quelle est la taille de ma boîte aux lettres ? Outlook dispose heureusement d’un outil de nettoyage. Vous le lancez via le menu Fichier , bouton Utilitaires , option Nettoyer la boîte aux lettres . Il vous faut d’abord un bon aperçu de l’ampleur de votre boîte, composée de Boîte de réception, Éléments envoyés, Éléments supprimés, etc. Cliquez sur le bouton Afficher la taille de la boîte aux lettres . Sous Données locales, vous voyez vos dossiers e-mail et l’espace qu’ils occupent. Vous y trouvez aussi votre dossier Agenda, qui peut prendre plus de place que voulu si vous conservez de nombreuses pièces jointes avec les mails. Avec l’onglet Données du serveur , vous pouvez voir la place occupée par ces dossiers sur le serveur de messagerie Exchange. Ce peut être beaucoup plus que sous Données locales , parce qu’Outlook ne conserve localement que les mails de la dernière année. Vous pouvez donc penser à tort que vous êtes encore loin de votre limite.
Effacer les mails trop anciens ou lourds. Recherchez d’abord les mails trop anciens ou trop lourds. Dans l’outil, vous pouvez p.ex. chercher les mails de plus de 365 jours ou de plus de 1 000 Ko. Dans les résultats, vous ne voyez par défaut que les Messages trouvés, mais vous pouvez aussi mener des recherches sur p.ex. Rendez-vous et réunions ou Tâches . Dans la liste, vous pouvez sélectionner des mails et les supprimer d’un coup. Vous pouvez aussi ouvrir les mails trop lourds, en supprimer les pièces jointes (que vous stockerez éventuellement sur votre disque dur) et garder les mails.
Vider «Éléments supprimés». Si vous effacez de nombreux mails, n’oubliez pas de vider aussi le dossier Éléments supprimés . Cliquez dans l’outil sur Afficher la taille des éléments supprimés , avant d’appuyer sur le bouton Vider .
Effacer les doublons. Certains mails peuvent être présents en double (en raison de problèmes de synchronisation temporaires avec le serveur mail), ce qui peut créer des conflits. Vérifiez-le avec le bouton Afficher la taille des conflits , puis appuyez sur Supprimer .
Supprimer les e-mails superflus
Outre Nettoyer la boîte aux lettres, il existe un outil moins connu : Nettoyer les conversations. Celui-ci parcourt une conversation mail ou toutes les conversations dans un dossier et en retire les mails superflus (c.-à-d. les messages déjà repris dans le contenu d’un autre mail). Pour ce faire, sélectionnez un mail d’une conversation ou d’un dossier et cliquez dans le menu Démarrer d’Outlook dans la section Supprimer sur Nettoyer (icône de dossier jaune avec une croix rouge). Choisissez ensuite l’option Nettoyer la conversation ou Nettoyer le dossier ( et les sous-dossiers ). Tous les messages superflus sont ainsi déplacés dans Éléments supprimés . Si vous avez souvent de longs échanges de mails, cela peut s’avérer très utile.
Éléments supprimés
Indépendamment de l’outil Nettoyer la boîte aux lettres, il est utile de vider chaque jour ou régulièrement le dossier Éléments supprimés (clic du bouton droit sur le dossier, option Vider le dossier ). Conseil. Cela peut se faire aussi automatiquement si, sous Fichier > Options > Avancées dans Démarrage et fermeture d’Outlook , vous cochez l’option Vider les dossiers Éléments supprimés à la fermeture d’Outlook .
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