Remettre le PV plus tard à cause d’une panne d’ordinateur ?

Procès-verbal de l’assemblée générale

Peut être concis… Le procès-verbal reflète les décisions prises par l’assemblée générale. Le but n’est pas que le syndic reproduise mot pour mot dans le procès-verbal chacun des débats de l’assemblée générale. Un résumé concis des décisions prises est suffisant.

Que doit-il contenir ? Selon la loi (art. 3.87, §10 C. civ. ; art. 577-6, §10 C. civ. ancien) , les décisions reprenant les majorités obtenues et le nom des copropriétaires qui ont voté contre ou se sont abstenus doivent apparaître dans tous les cas. Dans la pratique, cependant, le procès-verbal contient généralement les informations suivantes :

• les présences sur lesquelles le quorum de double présence est calculé + le nombre de procurations + la constatation que l’assemblée est valablement constituée ;
• l’identité du président et du secrétaire ;
• l’ordre du jour de la réunion ;
• les décisions prises et les majorités obtenues ;
• le nom des copropriétaires qui ont voté contre ou qui se sont abstenus ;
• les éventuelles réserves formulées par certains copropriétaires sur un point particulier de l’ordre du jour.

Signature obligatoirement sur place. Selon la loi, le procès-verbal doit être signé à la fin de la réunion et, après lecture, par le président de l’assemblée générale, par le secrétaire désigné à l’ouverture de la séance et par tous les copropriétaires ou leurs mandataires encore présents à ce moment-là. Cette formalité signifie que l’intégralité du procès-verbal doit être rédigé à l’assemblée générale afin qu’il puisse être signé au même moment. Vous (le syndic) devez donc l’écrire ou le dactylographier lors de l’assemblée générale.

Une panne d’ordinateur, et puis quoi ?

C’est ce qui est arrivé à un collègue… Lors d’une assemblée générale, il s’est aperçu qu’il n’avait pas de chargeur pour son ordinateur portable, ce qui ne permettait pas de rédiger le procès-verbal sur place. Il avait donc rédigé le procès-verbal après la réunion et l’avait envoyé à tous les copropriétaires trois mois plus tard. L’un des propriétaires a ensuite demandé l’annulation des décisions en raison de ces irrégularités concernant le procès-verbal. Le syndic a estimé que l’absence de chargeur pour l’ordinateur portable devait être considérée comme un cas de force majeure.

Le juge a été sévère ! Le juge de paix (JP Ixelles, 19.11.2020) n’a pas suivi ce raisonnement et a estimé que tout syndic professionnel doit être organisé de manière à éviter de tels problèmes. En outre, l’envoi du procès-verbal après trois mois était très tardif par rapport au délai légal de trente jours.

Conseil. Prévenez de tels problèmes en emportant des procès-verbaux supplémentaires en papier que vous pourrez faire signer sur place en cas de problèmes informatiques.