Comment être certain que vous pouvez vraiment appliquer vos conditions générales ?

Conditions générales

Importance

Si votre client commence à se plaindre, vous voudrez probablement faire référence à vos conditions générales pour pouvoir obtenir gain de cause. Après tout, vos conditions générales contiennent généralement un certain nombre de dispositions qui jouent fortement en votre faveur. Lorsque vous les invoquez, l’autre partie dira sans doute que vos conditions ne s’appliquent pas, car elle ne les a pas acceptées.

Si cet argument est suivi, le juge écartera effectivement vos conditions et dira qu’elles ne s’appliquent pas. Vous devez alors vous en remettre à la loi. Cela peut amener le tribunal, devant lequel vous avez porté l’affaire liée à vos conditions générales, à se déclarer incompétent ou à considérer que la limitation de responsabilité que vous avez incluse dans vos conditions générales ne s’applique pas.

Apporter la preuve de l’acceptation

Si vous voulez invoquer vos conditions générales, vous devrez prouver que vous et votre client aviez décidé que vos conditions générales s’appliqueraient.

Pour cela, vous devez d’abord être en mesure de prouver que votre client avait pris connaissance de vos conditions générales ou, du moins, qu’il aurait pu raisonnablement en prendre connaissance. En principe, cela doit arriver avant le début de la collaboration ou au plus tard au moment du début de la collaboration.

Vous devrez également prouver que votre client a accepté vos conditions générales. Cet accord peut être explicite ou implicite.

Comment s’y prendre ?

Faites signer pour accord

Le plus sûr est de demander à votre client de signer vos conditions générales pour accord avant de collaborer avec lui. Vous pouvez faire une offre incluant vos conditions générales et demander à votre client de signer pour acceptation des conditions générales et de l’offre. Vous êtes ainsi immédiatement assuré que vos conditions générales s’appliquent.

Vous pouvez également envoyer vos conditions générales au client par e-mail avant le début de la coopération et lui demander de confirmer son accord par retour d’e-mail.

Relation commerciale à long terme

Si vous faites régulièrement affaire avec le même client, il n’est pas strictement nécessaire de lui faire signer vos conditions générales pour accord à chaque fois. Vous pouvez faire valoir, que dans une relation commerciale à long terme, votre client connaissait vos conditions générales et les avait acceptées au début de la collaboration. Si vous apportez des modifications à vos conditions générales au cours de la relation commerciale, il est important de les faire signer à nouveau par votre client pour accord.

Les conditions sur le site Web ?

Il ne suffit pas de mettre vos conditions générales sur votre site Web pour affirmer que votre client avait pris connaissance de vos conditions générales ou pouvait raisonnablement en prendre connaissance. Il ne suffit pas non plus que vous indiquiez sur votre offre que votre client peut recevoir vos conditions générales à sa première demande ou qu’il peut venir les consulter à votre siège social.

Il est donc important de communiquer valablement vos conditions générales au client avant le début de la coopération.

Dans une relation B2B, il vous suffit en principe de faire confirmer par votre client qu’il a pris connaissance de vos conditions générales et qu’il en accepte le contenu (même si vous ne lui avez pas (encore) réellement fourni les conditions).

Pas de contestation ?

Si vous faites des affaires avec une autre entreprise et que vous ne lui communiquez vos conditions générales qu’avec votre facture (parce qu’elles figurent au recto ou au verso de la facture), vous pouvez parfois dire qu’elle est liée par ces conditions. Vous pouvez l’affirmer plus particulièrement lorsque ce client a payé votre facture ou n’a pas protesté.

Et avec des consommateurs ?

Si vous faites des affaires avec des consommateurs, les règles sont plus strictes. Avec les consommateurs, vous ne pouvez pas déduire l’acceptation de vos conditions générales d’une absence de contestation de votre facture. Vous devez obtenir l’accord explicite de votre client sur vos conditions générales. Par ailleurs, la loi (art. VI.2 C. éco.) prévoit également, que vous devez, en tant qu’entreprise, fournir aux consommateurs vos conditions de vente, qui doivent être rédigées dans un langage clair et compréhensible, avant de conclure un contrat.

Même une clause dans laquelle votre client confirme simplement qu’il connaît et accepte vos conditions générales n’est pas automatiquement valable dans la relation avec les consommateurs. L’article VI.83, 26° C. éco. prévoit en effet que toute clause qui établit de manière irréfutable le consentement du consommateur sans qu’il en ait réellement pris connaissance est illicite.

Qu’en est-il des caractères trop petits ?

Afin d’éviter que votre client ne dise qu’il n’est pas lié par vos conditions générales, il est également important de veiller à ce que les conditions soient «lisibles». Veillez à ce qu’elles ne soient pas imprimées dans une police trop petite ou une couleur trop floue, à peine lisible, sur vos documents (offres, bons de commande, bons de livraison, factures, etc.) Si vous placez vos conditions générales au dos de vos documents, faites-y référence clairement au recto.

Vous devez également veiller à ce que vos factures soient rédigées dans un langage clair et lisible. Par ailleurs, sachez que si un débat s’engage sur la portée de vos conditions générales, il se clôturera souvent en votre défaveur.

Langue

Un argument classique des clients non francophones est bien entendu qu’ils ne connaissent pas la langue de vos conditions générales et qu’ils ne sont donc pas liés par elles. Sachez qu’un tel argument n’est pas désespéré. Veillez donc à fournir à votre client non francophone une traduction de vos conditions générales dans la langue de votre client ou au moins dans une langue qu’il comprend.

Assurez-vous que vos conditions générales en langue française priment sur la traduction de celles-ci en cas de conflit.

Si votre client conteste ce point, vous pouvez toujours essayer de prouver qu’il a compris les conditions générales, même si elles n’étaient pas rédigées dans sa langue. Vous pouvez le prouver p.ex. par une correspondance, des courriels et autres, qui montrent que votre client a une connaissance suffisante de la langue dans laquelle vos conditions générales ont été rédigées.