GESTION DURABLE - LÉGISLATION - 15.04.2024

Un canal pour signaler les infractions sur le lieu de travail

CSRD. La directive européenne concernant la publication d’informations en matière de durabilité (Corporate Sustainability Reporting Directive ou CSRD) oblige les entreprises de grande taille et cotées en bourse à établir un rapport concernant leurs piliers ESG : environnement, société et gouvernance (A&C Gestion durable, 1e année, n° 2, p. 2, 20.02.2024) . Ce rapport sera cependant aussi de plus en plus souvent attendu des petites entreprises qui font partie de leur chaîne de valeur (A&C Gestion durable, 1e année, n° 3, p. 6, 23.02.2024) .

Canal de signalement. Le G de ESG renvoie à la gouvernance ou la bonne administration. À cet égard, la présence d’un canal de signalement interne des irrégularités ou infractions constatées sur le lieu de travail constitue un élément important. La loi belge relative aux lanceurs d’alerte – qui transpose une directive européenne du 23 septembre 2019 ( https://bit.ly/431q8Qn ) – impose une obligation d’installer ce canal.

À qui s’applique la loi ?

À partir de 250 travailleurs. La loi relative aux lanceurs d’alerte est entrée en vigueur le 15 février 2023. Dans une première phase, elle a imposé aux entreprises d’au moins 250 travailleurs d’installer un canal de signalement permettant aux lanceurs d’alerte de rapporter des infractions sans peur de représailles.

À partir de 50 travailleurs. Depuis le 17 décembre 2023, les entreprises d’au moins 50 travailleurs sont également soumises à cette obligation.

Entreprises privées. Cette loi relative aux lanceurs d’alerte ne s’applique qu’aux entreprises privées. Il existe néanmoins une réglementation similaire pour le secteur public.

Conseil. Même si votre entreprise ne relève pas du champ d’application de la législation relative aux lanceurs d’alerte, il peut être opportun d’envisager l’installation de ce canal de signalement. De la sorte, vous montrer en effet clairement à vos interlocuteurs que vous êtes particulièrement attentif à la bonne administration et que vous vous efforcez ainsi d’entreprendre durablement.

Qu’est-ce qu’un canal de signalement ?

Notion très large. Un canal de signalement interne peut p.ex. revêtir la forme d’un formulaire en ligne ou d’un répondeur automatique, mais également d’un outil ou d’une application aisément accessible aux lanceurs d’alerte.

Attention ! Dans les entreprises d’au moins 250 travailleurs, les signalements doivent pouvoir être effectués anonymement. En imposant cette obligation, la Belgique va au-delà de ce que demande l’Europe.

Quel outil ? De nombreux développeurs de logiciels proposent des outils destinés aux lanceurs d’alerte, comme :

• GoComply Whistleblowing ( https://tinyurl.com/GoComply ou https://www.gocomply.be/fr-whistleblowing – Votre outil de signalement fiable) : 45 €/mois jusqu’à 250 travailleurs et 85 € jusqu’à 500 travailleurs.
• Whistleblower Software ( https://whistleblowersoftware.com ) : 70 €/mois jusqu’à 49 travailleurs et 80 € jusqu’à 249 travailleurs.
• Trustan ( https://trustan.io ) : 80 €/mois jusqu’à 100 travailleurs et 100 € jusqu’à 250 travailleurs.

Attention ! Tous les prix mentionnés s’entendent hors TVA et s’appliquent en cas de facturation annuelle.

Qui peut être lanceur d’alerte ?

Pas uniquement les travailleurs. Le canal de signalement imposé par la loi n’est pas uniquement réservé à vos travailleurs. Il doit également être accessible notamment aux anciens collaborateurs, stagiaires, candidats, bénévoles, consultants, collaborateurs indépendants, sous-traitants, fournisseurs, actionnaires et administrateurs.

Attention ! La loi n’exclut en outre pas les personnes soumises au secret professionnel, pas plus que les professionnels du chiffre, comme les conseils fiscaux ou les comptables. La Belgique va ainsi à nouveau plus loin que d’autres pays européens.

Pour quel type d’infractions ?

Domaine étendu. Les infractions pouvant être signalées peuvent concerner p.ex. le droit des consommateurs et de la concurrence, les pratiques de blanchiment, la protection des données, la législation environnementale et la réglementation financière. La Belgique va ici aussi plus loin que ce que demande l’Europe et a aussi ajouté la fraude fiscale et sociale à la liste.

De bonne foi. Le lanceur d’alerte doit agir de bonne foi. Il est donc interdit de communiquer délibérément de fausses informations. Il doit aussi avoir un motif raisonnable de croire que les informations signalées sur les violations sont véridiques au moment du signalement et que ces informations entrent dans le champ d’application de la loi.

Comment s’effectue le suivi ?

Gestionnaire. Vous devez désigner un gestionnaire de canal, qui sera responsable de la réception et du suivi des signalements. Il peut p.ex. s’agir du responsable des ressources humaines ou du responsable de la conformité (compliance manager) de votre entreprise, mais la désignation d’un membre du conseil d’administration est également une option.

Sept jours. L’auteur du signalement doit recevoir un accusé de réception dans les sept jours. La loi dispose en outre que le suivi doit être diligent, sans préciser ce que cela implique concrètement.

Attention ! Votre entreprise doit examiner chaque signalement en interne. S’il y a effectivement une infraction à une disposition légale, il y a lieu de déterminer quelles actions s’imposent. Le lanceur d’alerte doit être informé du suivi réservé à son signalement dans un délai de trois mois.

Quelle protection ?

Indemnisation. Un lanceur d’alerte doit non seulement avoir la possibilité d’agir éventuellement de manière anonyme, mais doit aussi être protégé contre les représailles, comme un licenciement, une suspension, une rétrogradation ou une mutation. La loi belge prévoit une indemnité de 18 à 26 semaines de rémunération pour les victimes de telles représailles non autorisées. Si le lanceur d’alerte n’est pas un salarié, l’indemnisation correspondra au préjudice réel subi. Dans notre pays, la loi ne prévoit par ailleurs pas de date de fin de cette protection.

Conseil. La personne qui signale délibérément des informations incorrectes ou trompeuses ne sera cependant pas protégée. S’il s’avère que le signalement est incorrect ou non fondé, mais que son auteur a néanmoins agi de bonne foi, celui-ci ne perdra en revanche pas l’avantage de la protection.

Quid en cas de non-respect de la loi ?

Sanction. Les entreprises qui ne proposent pas de canal de signalement (correct), qui n’enregistrent ou ne suivent pas le signalement selon la procédure requise, qui entravent le signalement, qui exercent des représailles contre un lanceur d’alerte ou ne préservent pas la confidentialité de son identité, encourent une sanction.

Laquelle ? Outre une peine d’emprisonnement théorique de six mois à trois ans, vous vous exposez à une amende pénale de 4 800 € à 48 000 € ou à une amende administrative de 2 400 € à 24 000 € (par travailleur).

Attention ! Les conséquences pour l’image de votre entreprise auprès des différentes parties prenantes ne sont pas non plus à négliger.

Le lanceur d’alerte a-t-il d’autres possibilités ?

Médiateur. Si le canal de signalement interne ne suffit pas ou si le lanceur d’alerte n’a pas confiance dans l’entreprise, il peut directement déposer une plainte auprès du Médiateur fédéral ( https://www.mediateurfederal.be ) ou, le cas échéant, auprès de l’organe sectoriel. Celui-ci devra l’informer, l’accompagner, le soutenir et le renvoyer vers l’autorité compétente.

Au travers de la presse. Si l’infraction représente un danger pour l’intérêt public ou s’il existe un risque de destruction de preuves, le signalement peut également être effectué au travers de la presse.

Existe-t-il d’autres canaux obligatoires ?

Risques psychosociaux. Notre pays ne connaît pas d’autres canaux de signalement obligatoires au sens strict. Les employeurs doivent néanmoins prévoir une procédure d’intervention informelle et formelle en cas de risques psychosociaux – songez p. ex. aux comportements sexuels transgressifs ou au harcèlement.

Et par ailleurs…  il y a aussi les obligations relatives à un service de prévention, en combinaison avec une personne de confiance. En ce qui concerne spécifiquement les infractions dans le secteur financier, un cadre distinct a déjà été élaboré précédemment pour le signalement de celles-ci