Comment procéder correctement en cas de conflit d’intérêts entre votre ASBL et un administrateur ?

Quand y a-t-il conflit d’intérêts ?

Avantage patrimonial. Conformément au texte de loi, il y a conflit d’intérêts lorsque l’organe d’administration de votre ASBL doit prendre une décision dans le cadre de laquelle un administrateur a un intérêt patrimonial direct ou indirect contraire à celui de votre ASBL (art. 9:8 CSA) . La situation dans laquelle votre ASBL loue le hangar de l’un de ses administrateurs peut donc en principe être considérée comme un conflit d’intérêts.

Les liens affectifs ou familiaux importent peu. Il doit expressément s’agir d’un intérêt patrimonial. Si le hangar sera p.ex. loué à l’un des enfants de l’administrateur, sans que ce dernier n’en retire lui-même un avantage financier, il n’y a pas de conflit d’intérêts.

Conseil. Votre ASBL peut toutefois prévoir dans ses statuts d’inclure également des formes d’avantage autres que les avantages purement financiers.

La taille ne compte pas. En principe, même le plus petit avantage financier peut être considéré comme une source de conflit d’intérêts.

Procédure en cas de conflit d’intérêts

Obligation de déclaration et d’abstention. Si, conformément à ce qui précède, un administrateur a un intérêt direct ou indirect, de nature patrimoniale, qui entre en conflit avec les intérêts de l’ASBL, la première conséquence est qu’il doit le signaler aux autres administrateurs avant que le conseil d’administration ne prenne une décision à cet égard.

Il ne peut alors pas participer à la délibération et au vote sur cette décision. Il doit donc quitter la réunion pendant un certain temps.

Conseil. L’administrateur peut toutefois participer aux délibérations et voter sur les autres points à l’ordre du jour de cette réunion.

Attention ! Si la majorité des administrateurs est en situation de conflit d’intérêts pour une décision particulière, celle-ci doit être prise par l’assemblée générale.

Établir un P.-V., et parfois le publier. Le P.-V. de la réunion du conseil d’administration doit mentionner la déclaration de l’administrateur et la nature du conflit d’intérêts.

Les grandes ASBL doivent également décrire la décision qui a donné lieu au conflit d’intérêts, justifier la décision finale dans le P.-V. et la publier dans le rapport annuel. L’impact patrimonial sur l’ASBL doit en outre être décrit.

Conseil. Les grandes ASBL sont celles qui dépassent plus d’un des critères suivants : plus de cinq employés, chiffre d’affaires supérieur à 334 500 €, actifs/dettes supérieur(e)s à 1 337 000 €.

Sauf si conforme au marché. Selon la loi, la procédure ci-dessus ne doit pas être suivie si la décision porte sur des engagements habituels et conclus aux conditions du marché (art. 9:8, §3, CSA) . En d’autres termes, si l’entrepôt de l’administrateur est loué au prix du marché et sans condition particulière favorable (p.ex. en matière de délai de préavis, etc.), aucune procédure spécifique ne doit être suivie, et l’administrateur peut participer à la décision comme d’habitude. Il doit alors s’agir d’une opération qui correspond au but et à l’objet de votre ASBL.

Conséquences. Si la procédure n’est pas respectée alors qu’elle aurait dû l’être, les conséquences peuvent être diverses. Les parties intéressées peuvent réclamer la nullité de la décision sous certaines conditions, des dommages-intérêts peuvent être dus si la décision a causé un préjudice à quelqu’un, et la responsabilité des administrateurs peut être engagée.

Conseil. Votre ASBL elle-même peut également réclamer la nullité de décisions ou d’opérations qui ont eu lieu en violation de la procédure relative aux conflits d’intérêts, lorsque l’autre partie à cette décision ou opération savait ou aurait dû savoir que la procédure requise n’était pas respectée.