Qu’englobe votre indemnité générale de frais ?
Exonérées et déductibles ?
Exonérées pour vous. Les règles fiscales sont les mêmes pour toutes les indemnités de frais, la générale comme les spécifiques. Il s’agit de remboursements forfaitaires de frais propres à votre société et, de ce fait, en principe exonérés d’impôt, pour vous qui les percevez.
Déductibles pour votre société. Oui, sauf dans la mesure où elles portent sur des frais non déductibles ou à déduction limitée (frais de voiture ou de restaurant p.ex.), et à la condition que le montant en soit mentionné sur votre fiche 281.20.
Pour quels frais et quels montants ?
Pour quels frais ? Une indemnité générale de frais permet de rembourser toutes sortes de frais que vous encourez pour votre société et qu’elle ne rembourse pas sur la base de justificatifs ou sous la forme d’une indemnité spécifique (indemnité kilométrique ou de route p.ex.). Les frais les plus fréquemment évoqués sont les frais de voiture secondaires, de bureau et de représentation.
Frais de bureau. Votre société ne peut verser l’indemnité spécifique de télétravail qu’à ses travailleurs, et non à son dirigeant. Dans ses décisions anticipées, le fisc a admis le remboursement forfaitaire des frais suivants : l’aménagement, l’entretien et l’utilisation d’un bureau à domicile (la pièce, le mobilier, le téléphone, les ordinateurs, Internet, la littérature spécialisée, les fournitures de bureau), les frais de chauffage, d’électricité et d’eau, les intérêts d’emprunt et les assurances.
Frais de représentation. Il s’agit p.ex. de frais de réception, de petits cadeaux personnels aux relations d’affaires, de dons et de frais d’obligations sociales.
Frais de voiture secondaires. Sont ici visés les frais suivants : tickets de parking, car-wash, taxi, péages et location d’un garage.
Calculer votre indemnité de frais
Quel montant ? Vous le fixez vous-même, mais devez être à même de le justifier, en vous inspirant des nombreuses décisions anticipées rendues (p.ex. déc. ant. n°s 2018.0494, 2018.0577 et 2018.0102) . Il en ressort qu’un montant de 250 à 350 € par mois est en principe admissible pour un dirigeant.
À justifier. Vous devez pouvoir justifier le montant versé et donc démontrer quels sont les frais remboursés. À cet effet, conservez durant une certaine période (trois mois p.ex.) une trace des frais que vous assumez pour votre société, c.-à-d. un maximum de justificatifs. Au terme de ces trois mois, faites le total et calculez une moyenne mensuelle qui correspondra ensuite à l’indemnité forfaitaire qui vous sera versée toute l’année.
Conseil. Pour être certain que votre contrôleur local ne remettra pas l’indemnité en question, vous pouvez demander une décision anticipée ( https://www.ruling.be/sites/default/files/content/download/files/projet_de_demande-frais_propre_a_lemployeur.docx ). Dans ce document, remplacez «frais propres à l’employeur» par «frais propres à la société». Si vous obtenez une décision positive, elle vaudra pour cinq ans, et il s’agira donc d’en demander à temps et par écrit une éventuelle reconduction.
Consultez votre article en ligne pour plus d’informations sur l’indemnité forfaitaire de frais.
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