Devez-vous vraiment vous réunir physiquement pour l’assemblée annuelle ?

Assemblée annuelle. En tant qu’actionnaire de la SRL, vous devez tenir une assemblée générale (AG) au moins une fois par an. Cette «assemblée annuelle» se prononcera sur l’approbation des comptes annuels, l’affectation du résultat et la décharge des administrateurs.

Se réunir n’est généralement pas nécessaire. C’est évident si vous êtes l’unique actionnaire, car vous constituez alors l’AG à vous seul (art. 5:82 CSA) . Une véritable réunion n’est toutefois pas non plus nécessaire s’il y a plusieurs actionnaires et si vous êtes tous d’accord. Dans ce cas, une AG écrite est en effet possible (art. 5:85 CSA) . Il suffit alors aux autres actionnaires et à vous-même de signer un document reprenant les décisions de l’AG, lequel est normalement rédigé par votre comptable.

Attention ! Si vous êtes actionnaire unique, vos décisions doivent être consignées dans un registre tenu au siège de la société (art. 5:94 CSA) .

Quand faut-il organiser une assemblée ? Vous devez convoquer une assemblée en bonne et due forme si vous savez ou prévoyez que certains actionnaires refuseront l’approbation des comptes annuels, l’affectation des résultats ou la décharge des administrateurs. En effet, en l’absence d’unanimité, une AG écrite n’est pas autorisée.

Quelles règles ? Si vous organisez une véritable assemblée, elle doit avoir lieu dans la commune, au jour et à l’heure prévus par les statuts (art. 5:96 CSA) . Vous devez y inviter les actionnaires au moins 15 jours à l’avance, en principe par e-mail (art. 2:32, al. 4, CSA) . L’invitation doit contenir l’ordre du jour de l’AG, et vous devez y joindre au moins les comptes annuels et parfois d’autres documents (art. 5:97 CSA) . Une liste de présence doit être tenue lors de l’assemblée (art. 5:90 CSA) , et vous devez rédiger un P.-V. signé par les membres du bureau de l’AG et les actionnaires qui en font la demande.

Conseil. Vous pouvez également permettre aux actionnaires de participer à l’AG à distance, p.ex. via Zoom, Teams ou Webex (art. 5:89 CSA) .