Qui paie la convocation par courrier à l’assemblée générale ?

Convocation à l’assemblée générale

Tous les ans par le syndic. La loi impose au syndic de convoquer l’assemblée générale des copropriétaires annuellement dans le délai de 15 jours prévu à cet effet dans le règlement d’ordre intérieur.

Parfois des assemblées supplémentaires. Lorsqu’il faut prendre une décision qui ne peut être reportée à la prochaine assemblée générale, le syndic peut également convoquer une assemblée générale extraordinaire des copropriétaires. Il peut aussi recevoir une demande de la part de propriétaires détenant ensemble au moins 20 % des quotes-parts. Il est alors obligé de répondre à cette demande et doit envoyer une convocation à cette assemblée générale spéciale (extraordinaire) dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la demande.

Les copropriétaires reçoivent la convocation. Seuls les copropriétaires recevront une convocation. En cas de propriété scindée, les copropriétaires d’un lot privatif devront indiquer à l’avance au syndic lequel d’entre eux participera à l’assemblée générale. Ils ne pourront pas participer à l’assemblée générale tant que cette information n’est pas communiquée au syndic.

Délai de convocation = 15 jours. Cela signifie qu’il doit y avoir un délai d’au moins 15 jours entre la date de la lettre de convocation et la date de l’assemblée générale. Ce délai commence à courir le lendemain de la lettre de convocation. Si l’assemblée a lieu le 5 mai, la convocation doit être envoyée au plus tard le 20 avril .

E-mail ou lettre (recommandée)

Principe : lettre recommandée. La loi (art. 3.87, §3 C. civ.) prévoit que les copropriétaires doivent être convoqués par lettre recommandée à moins qu’ils n’aient individuellement, par écrit et expressément accepté d’être convoqués par un autre moyen de communication, p.ex. l’e-mail.

Uniquement avec autorisation. Si un copropriétaire accepte de recevoir la convocation par e-mail (ou tout autre moyen numérique), assurez-vous d’en avoir la confirmation et de bien la garder. Il suffit que les copropriétaires aient notifié au syndic qu’ils souhaitent être convoqués d’une autre manière. Cela facilite évidemment le travail du syndic et diminue les frais liés à la convocation.

Les frais sont à la charge de l’ACP ! En ce qui concerne les frais liés aux convocations à l’assemblée générale, la loi (art. 3.87, §3 C. civ.) prévoit qu’ils sont à charge de l’ACP. Dans un premier temps, il n’est donc pas possible de répercuter ces frais sur les copropriétaires individuels. Ils sont pris en charge par l’ACP et sont donc généralement payés en fonction du nombre de quotes-parts.

Bon à savoir. Certains estiment que, compte tenu de la numérisation croissante, une assemblée générale pourrait décider à une majorité de 4/5 (art. 3.88, §1, 2°, a) C. civ.) que les frais ne devraient être supportés que par les copropriétaires concernés. À notre connaissance, il n’existe pas encore de jurisprudence à ce sujet.