Devons-nous nous convoquer nous-même ?

L’assemblée annuelle

De quoi s’agit-il ? Il s’agit de l’assemblée géné­rale des actionnaires qui doit approuver les résultats de l’exercice comptable 2007. Elle doit en principe se tenir dans les 6 mois de la clôture de l’exercice comptable, c’est-à-dire avant la fin du mois de juin pour la plupart des sociétés.

Conseil. Le jour précis où doit se tenir l’assemblée est en principe fixé dans les statuts, par exemple le premier jour ouvrable de juin.

Chez le notaire ? Non, au contraire. D’un point de vue strict, elle peut même se tenir autour d’une table de cuisine, pour autant que tous les associés soient présents. Cela ne pose bien sûr aucun pro­blème si vous êtes l’unique associé de votre société (SPRLU).

Faut-il vraiment se réunir ou un rapport suffit-il ? Dans de nombreux cas, cette assemblée annuelle se résume en effet à la signature du rapport rédigé par le comptable... ce qui n’est pas irrégulier en soi, au contraire. Tant que l’ensemble des associés signe le rapport, tout est en ordre.

Une convocation est-elle nécessaire ?

Au moins 15 jours à l’avance. D’un point de vue strictement légal, tous les associés doivent être convoqués à l’assemblée générale au moins 15 jours à l’avance. Il arrive évidemment dans la pratique que les choses s’organisent différemment selon le cas d’espèce…

Vous êtes l’unique associé ? Le problème ne se pose pas, vous n’êtes pas tenu de vous auto-con­voquer. Votre comptable peut simplement rédiger un rapport qu’il vous suffit de signer. La réunion s’est tenue sur papier, c’est vrai, mais c’est donc permis.

Plusieurs associés. Ici non plus, aucun problème à la tenue d’une réunion sur papier, à condition évidemment que tout le monde soit d’accord. Tant que chaque associé signe, tout est en ordre et c’est aussi la voie la plus simple…

Un cheveu dans la soupe ? Faites alors attention. La “discorde” règne avec l’un des associés ? Mieux vaut alors respecter strictement les règles pour éviter tout problème a posteriori. Chaque associé doit dans ce cas être convoqué officiellement à l’assemblée générale, au moins 15 jours à l’avance et par lettre recommandée. Conseil. La convocation peut aussi être envoyée par courriel ou par fax, si tous les associés y ont préalablement marqué leur accord écrit.

Les actions sont au porteur ? Vous ne “connaissez” donc pas les actionnaires à proprement parler… et c’est pourquoi la convocation doit être publiée au Moniteur belge, aussi au moins 15 jours à l’avance. Conseil. Pour une assemblée annuelle ordinaire, aucune autre convocation que celle publiée au Moniteur n’est en principe re­quise. Evitez donc les frais inutiles.

Que signez-vous ?

La “décharge” ? Cela implique qu’on ne pourra plus en principe vous reprocher par la suite d’avoir commis une erreur en tant que gérant ou admi­nistrateur, quoique ce ne soit pas non plus la ­panacée… Conseil. Sachez que les administrateurs d’une SA sont nommés pour 6 ans maximum. Vérifiez que tout soit en ordre à ce niveau et faites sinon le nécessaire.