COURRIEL - LOGICIELS - 29.09.2008

Des outils anti-maladresses pour vos courriels

Nettoyage des documents Office

Vous envoyez régulièrement des fichiers Office (Word, Excel ou PowerPoint) à des contacts professionnels ou des clients ? Ces fichiers ren­ferment parfois de nombreuses informations personnelles, comme les commentaires, les modi­fications enregistrées, etc. Si ces informations ne sont pas directement visibles, elles peuvent souvent être consultées en quelques clics. Évidemment, vous préfèreriez que ces données personnelles ne soient pas lues par des tiers.

Pour éviter les gaffes, mieux vaut supprimer ces infos cachées des documents Office avant d’en­voyer ces derniers. Microsoft propose un outil gratuit à télécharger (http://www.microsoft.com/downloads/ - cherchez Remove Hidden Data), compatible avec Office XP et 2003. Il ajoute aux applications Office une commande de menu qui permet d’effacer toutes les données cachées d’un document.

Conseil 1. Faites toujours une copie de votre document avant d’utiliser l’outil. Vous pourrez ainsi utiliser le document d’origine pour consulter à nouveau les commentaires ou modifications.

Conseil 2. Cette option de nettoyage est intégrée à Office 2007.

Pour les utilisateurs d’Outlook, l’outil SendShield (http://www.sendshield.com - la version bêta est toujours gratuite) est encore plus pratique. Ce module complémentaire s’intègre en toute trans­parence à Outlook et détecte automatique­ment les tentatives d’envois de documents contenant des données cachées. Vous pouvez alors décider si SendShield doit supprimer ces données. Par ailleurs, SendShield conserve le document d’ori­gine intact; nul besoin d’en faire une copie au préalable.

Envoi différé

Vous avez cliqué par erreur sur Envoyer alors que votre courriel n’était pas encore prêt ? Dans Outlook 2003 et 2007, vous pouvez facilement remédier à ce genre de situation gênante. Vous pouvez en effet créer un filtre qui diffère l’envoi effectif de vos messages de quelques minutes (pour Outlook 2003, voir http://office.microsoft.com/en-us/outlook/HP052427901033.aspx?pid=CH063565631033 et pour Outlook 2007, voir http://office.microsoft.com/en-us/outlook/HP012328171033.aspx?pid=CH100776981033#2). Quand vous cliquez sur Envoyer, le message est d’abord transféré dans la Boîte d’envoi. Outlook n’envoie vraiment le message qu’après le délai défini. Il vous reste donc toujours du temps pour le récupérer.

Avec Thunderbird, ce genre de filtre n’existe pas, mais vous pouvez choisir l’option Envoyer plus tard. Thunderbird conserve alors le message dans un dossier Non envoyé jusqu’à ce que vous accédiez au menu Fichier/Envoyer messages non envoyés pour l’envoyer.

Conseil. Le module complémentaire gratuit BlunderDelay (http://blunderdelay.mozdev.org) permet d’envoyer automatiquement les messages du dossier Non envoyé après un délai précis.

Dans Windows Live Mail, désactivez l’option Envoyer les messages immédiatement via Options/Envoi. Les messages aboutissent alors d’abord dans la Boîte d’envoi. Cliquez sur Envoyer/Recevoir pour qu’ils soient vraiment envoyés.

Vous utilisez le webmail ? Prenez alors l’habi­tude de ne saisir l’adresse du destinataire qu’en dernier lieu. Ainsi, vous ne risquez rien si vous cliquez trop tôt sur Envoyer.