Les forfaits journaliers (de 2015) pour l’étranger

Quand y recourir ?

Si c’est vous qui payez. Si vous vous rendez, sur invitation d’une firme pharmaceutique, à un séminaire agréé par Mdeon et dont cette firme paie les frais, vous feriez mieux de ne pas recourir au régime des forfaits journaliers pour de menues dépenses sur place. Sinon, cela pourrait en effet inciter le fisc à vous compter un avantage de toute nature, imposable, pour tout ce qu’a payé la firme. Recourez dès lors plutôt à ce régime pour les séminaires à l’étranger dont vous payez vous-même les frais.

Pour les «menus» frais. Pour votre voyage en avion (ou avec un autre moyen de transport) et votre hôtel, vous avez en principe une facture à mettre dans vos frais professionnels. Pour vos menus frais sur place (taxi/métro, snack/lunch, etc.), on ne vous délivre évidemment pas de facture et il n’est pas toujours évident non plus d’avoir un ticket ou une souche. Voilà pourquoi le fisc accepte que vous évaluiez ces frais forfaitairement, suivant les montants que l’État lui-même octroie à ses fonctionnaires en «voyage de service» à l’étranger.

Comment en faire usage ?

De nouveaux montants. Ils varient d’un pays à l’autre et sont régulièrement adaptés. La plus récente liste est applicable depuis le 01.04.2015 (AM 23.03.2015, MB 30.03.2015). Pour les séminaires de quelques jours, prenez l’avant-dernière colonne : indemnité forfaitaire journalière, catégorie 1.

Vous trouvez la nouvelle liste sur http://mediselex.be/annexe  – code MS 25.07.02.

La composition de l’indemnité. Elle est censée être la suivante : petit-déjeuner 15 %, repas de midi 35 %, du soir 45 % et petites dépenses 5 %.

Les directives d’utilisation. Vous ne pouvez pas toujours prendre le montant complet de l’indemnité. Ainsi, vous devez toujours le ramener à 50 % le jour du départ et celui du retour. Pour les autres jours, il ne peut y avoir de chevauchement avec votre note d’hôtel. Si vous avez p.ex. une chambre avec petit-déjeuner, vous devez réduire l’indemnité de 15 % pour les jours concernés ; si vous avez pris la demi-pension, vous devez la réduire même de 60 %.

Exemple. Vous réservez une chambre avec petit-déjeuner pour trois jours (deux nuits) de séminaire à New York. L’indemnité pour New York est de 105 € par jour. Résultat : jour 1 : 105 x 50 % = 52,50 ; jour 2 : 105 x 85 % = 89,25 ; jour 3 : 105 x 50 % = 52,50. Total : 194,25 €.

En nom personnel, en société ?

Si vous êtes en SPRL, elle peut vous verser l’indemnité et la déduire à 100 % (pas à 69 % comme pour d’autres frais de restaurant). Pour vous, ce n’est pas imposable.

En nom personnel, c’est moins clair. Le fisc dit certes expressément que ce régime concerne les dirigeants de société, mais d’un autre côté, il est aussi défendable de dire qu’il donne une «évaluation raisonnable» de frais, étant donné que les pouvoirs publics eux-même l’appliquent. Si vous voulez être tout à fait sûr, il est toutefois conseillé de conserver tout de même des tickets, souches, etc. pour pouvoir encore, au pire, en déduire au moins le montant réel…