Une indemnité générale pour le dirigeant d’entreprise : est-ce possible ?

Exonérée et déductible ?

Principe

Les règles fiscales applicables à l’indemnité générale sont identiques à celles qui s’appliquent aux indemnités spécifiques. Ces indemnités sont versées en tant que remboursements forfaitaires de dépenses propres à votre société et sont donc en principe exonérées dans votre chef. Elles sont déductibles dans le chef de la société, sauf dans la mesure où elles se rapportent à des dépenses non déductibles ou déductibles de manière limitée, comme les frais de restaurant ou de voiture, et à condition que leur montant soit mentionné sur votre fiche 281.20.

Accord du fisc nécessaire

Selon la loi, vous pouvez déterminer forfaitairement le montant des frais non justifiés, mais cela doit se faire en concertation avec le fisc (art. 50, §1er, CIR 92) . Cependant, lorsque la concertation ne débouche pas sur un accord, le fisc ne peut pas tout simplement refuser la déduction des indemnités. Il doit alors taxer lui-même les frais sur un montant raisonnable.

Vous pouvez demander un accord préalable au Service des décisions anticipées (SDA), mieux connu sous le nom de «Commission de ruling». Un modèle de demande de ruling est disponible sur le site Internet du SDA ( https://www.ruling.be/fr/content/frais-propres-lemployeur ). Si vous obtenez un ruling positif, celui-ci est valable pendant cinq ans. Vous devez demander une prolongation éventuelle dans les délais et par écrit.

Toutefois, une demande de ruling n’est pas obligatoire. Le fisc ne peut pas rejeter (complètement) la déduction de l’indemnité sous prétexte que vous n’avez pas demandé d’accord préalable. En principe, vous pouvez également commencer, sans concertation préalable, à percevoir une indemnité que vous jugez raisonnable, et ne discuter du montant que lorsque le fisc vous interroge sur celui-ci.

Pour tous les dirigeants d’entreprise ?

Oui, si vous êtes plusieurs dirigeants d’entreprise, chacun d’entre vous peut recevoir de la société une indemnité générale, à condition, bien sûr, que chacun d’entre vous paie également à titre privé des frais qui incombent à la société. Le montant de l’indemnité générale ne doit pas être le même pour tous les administrateurs. Peu importe que les autres dirigeants d’entreprise soient des membres de la famille, p.ex. le partenaire, les enfants, les parents, etc. mais il est évident que les frais partagés par deux dirigeants d’entreprise, p.ex. un bureau commun dans le logement familial, ne peuvent pas être entièrement répercutés par les deux.

Dans plusieurs sociétés ?

En principe, cela ne pose pas de problème. Bien entendu, les mêmes frais ne peuvent pas être imputés entièrement à chacune de vos différentes sociétés. Par exemple, si les dépenses totales de votre bureau à domicile s’élèvent à 100 € par mois, vous ne pouvez pas imputer une indemnité de 100 € à la fois à l’une et à l’autre de vos deux sociétés. Vous devez répartir ces 100 € entre les deux en fonction du temps que vous consacrez à chacune d’entre elles dans votre bureau à domicile.

Quels frais, et à concurrence de quel montant ?

Principe

L’indemnité générale vous permet de vous faire rembourser tous les types de frais que vous engagez pour votre société et qui ne sont pas déjà remboursés sur la base de pièces justificatives ou sous la forme d’une indemnité spécifique (indemnité kilométrique et indemnités journalières). Les dépenses les plus courantes qui sont remboursées sont les frais de bureau et de communication, les frais de voiture secondaires et les frais de restaurant et de représentation.

Frais de bureau et de communication

Contrairement aux travailleurs salariés, vous ne pouvez pas, en tant que chef d’entreprise, bénéficier de l’allocation spécifique pour télétravail. Vous pouvez cependant vous faire rembourser les frais d’un bureau à domicile par le biais d’une indemnité générale. Le fisc accepte, dans ses décisions anticipées, le remboursement forfaitaire des frais suivants : l’aménagement, l’entretien et l’usage d’un bureau à domicile (espace, mobilier, téléphone, ordinateurs, Internet, littérature professionnelle, fournitures de bureau) ; les frais de chauffage, d’électricité et d’eau ; et les intérêts et assurances.

Frais de restaurant et de représentation

Si vous allez régulièrement au restaurant pour votre entreprise, achetez avec votre argent personnel des cadeaux d’affaires ou payez des frais de représentation, vous pouvez alors vous faire indemniser. Les frais de représentation comprennent p.ex. les frais de réception, les petits cadeaux personnels aux relations d’affaires, et les cadeaux et frais liés à vos obligations sociales. Pour plus de clarté, il convient de faire la distinction entre ces frais de restaurant et les frais de repas couverts par une indemnité journalière à l’intérieur du pays. Les frais remboursés dans le cadre de cette indemnité journalière sont les frais de repas que vous devez prendre hors de votre domicile parce que vous êtes en déplacement pour votre entreprise. Les indemnités journalières à l’intérieur du pays ne couvrent donc pas le coût des repas avec les clients ou les fournisseurs.

Frais de voiture secondaires

Les frais de voiture secondaires sont en substance les frais qui ne sont pas couverts par une indemnité kilométrique. Il s’agit des frais de stationnement, de car-wash, de taxi, de péage et de location d’un garage. Notez qu’il n’est pas exigé que ces frais soient liés à une voiture que vous possédez à titre privé. Vous pouvez donc être remboursé des frais que vous avez supportés à titre privé pour une voiture appartenant à votre société.

SDA : montants déjà acceptés

Sur http://www.fisconet.be , introduisez les termes de recherche «ruling frais propres à l’employeur» : vous obtiendrez alors des dizaines de décisions anticipées concernant les indemnités pour les travailleurs. Vous aurez ainsi une bonne idée des conditions à remplir pour obtenir une décision positive, et des montants qui sont acceptables pour le fisc. Cependant, ne copiez pas aveuglément les montants d’un ruling, car ils ne valent que pour la société qui a fait la demande, et de ce fait, ils ne peuvent en principe pas être généralisés. Normalement, les montants acceptés dans un ruling diffèrent selon les catégories de personnel. Pour les catégories de personnel les plus élevées, auxquelles vous pouvez vous comparer en tant que dirigeant d’entreprise, il s’agit de montants mensuels compris entre 250 et 350 €.

Réductions en cas d’absence

Les rulings mentionnent toujours que les indemnités peuvent continuer à être payées pendant les absences de courte durée, comme la période normale des vacances, ou en cas de maladie ou de voyage d’affaires à l’étranger, et qu’une interruption n’est requise qu’en cas d’absence de longue durée. Vous ne devez donc pas réduire proportionnellement votre indemnité mensuelle pour les quelques jours ou semaines pendant lesquel(le)s vous avez été en vacances ou malade.

Il serait logique que votre indemnité soit indexée, surtout en période d’inflation élevée. Sachez toutefois que la Commission de ruling n’accepte pas l’indexation des indemnités.