FRAIS PROFESSIONNELS - INDEMNITÉ DE FRAIS - 07.07.2016

Obligé d’avoir un ruling pour votre indemnité de frais ?

Accorder une indemnité de frais

Remboursement réel ou forfaitaire. Si des travailleurs paient des frais qui incombent à leur employeur, à savoir votre société, ou vous des frais incombant à cette dernière, leur remboursement est exonéré d’impôt. Votre société peut les rembourser sur présentation de justificatifs ou choisir de payer une indemnité de frais forfaitaire (Com. IR, 32/3) , avec l’avantage alors de ne plus avoir à conserver chaque souche, ticket, etc.

De combien, le forfait admissible ? À vrai dire, il n’y a pas vraiment de directives à ce sujet. De préférence, gardez tous les justificatifs pertinents durant quelques mois : tickets de restaurant, de parking, de petit matériel de bureau, etc. S’il en ressort que vous préfinancez ainsi 175 € par mois de frais de votre société, vous pouvez, sur cette base, défendre vis-à-vis du fisc le versement d’un forfait de frais de 175 €. Quant à dire si celui-ci l’acceptera effectivement, cela reste encore à voir...

Faut-il avoir d’abord sa bénédiction ?

Obligé d’avoir un accord ? Non, clairement non. Il en était ainsi par le passé et cela le reste pour le futur. Votre société peut accorder une indemnité de frais à ses travailleurs, ou à vous son gérant, sans un accord écrit préalable du fisc.

Conseil.  Si le fisc a déjà examiné votre indemnité de frais par le passé, lors d’un contrôle, et n’y a pas mis d’objection, vous avez un accord tacite qu’il ne peut en principe plus résilier que pour l’avenir.

La commission seule compétente

Pourquoi ? Car il a été convenu entre le fisc et sa Commission de ruling que quiconque voudra obtenir un accord sur des «frais propres à l’employeur» à compter du 1^er  mai 2016 ne l’aura plus que par l’intermédiaire de cette commission. L’objectif poursuivi, c’est d’obtenir à terme une certaine uniformité et donc, que quelqu’un de Liège occupant la fonction A dans le secteur B perçoive la même indemnité que quelqu’un du Hainaut qui exerce cette même fonction A dans ce même secteur B...

Plus valide, votre accord local ? Eh bien, si ! Si vous avez vérifié certains points avec votre bureau de contrôle local voici quelques années, pour toute certitude n’est-ce pas, et qu’il en est résulté un accord applicable jusqu’au 31.12.2018, celui-ci est toujours valide. Cet accord local n’est donc pas soudain écarté.

Obligatoirement un ruling à l’échéance ? Vous pouvez en demander un, mais ne le devez pas. Si vous voulez à nouveau avoir une sécurité fiscale absolue, le ruling est effectivement la voie indiquée. Mais, vu l’uniformité à laquelle on veut tendre, il se pourrait que l’indemnité de frais de 250 €, précédemment acceptée, retombe p.ex. à 200 €...

Conseil.  Il nous paraît aussi défendable de continuer à percevoir l’ancien montant d’indemnité de frais, sans ruling. S’il a été accepté voici cinq ans et que les circonstances n’ont pas changé, pourquoi ne le serait-il soudain plus ?

Attention ! Une fois les montants uniformisés, probablement que votre contrôleur y confrontera celui de l’indemnité de frais que vous percevez.

Vous trouvez un projet de demande de ruling pour des frais propres à l’employeur sur http://astucesetconseils-impots.be/annexe  - code IM 22.18.04.