Êtes-vous en ordre en ce qui concerne le registre UBO ?

Rappel

Le registre UBO ? Il s’agit d’une base de données créée pour lutter contre le blanchiment d’argent et le terrorisme, gérée par le SPF Finances. Il recense les bénéficiaires effectifs, ou «ultimate beneficial owners» (UBO), de toutes les sociétés, les ASBL (internationales), les fondations, les trusts et autres entités juridiques similaires belges.

Qui sont ces bénéficiaires effectifs ? Pour les sociétés, il s’agit des personnes physiques qui détiennent (in)directement au moins 25 % des actions, ou des personnes qui contrôlent la société par d’autres moyens, c.-à-d., en pratique, les administrateurs ou les gérants. Vous êtes donc le (ou l’un des) bénéficiaire(s) effectif(s) de «votre» société.

Attention !  Si vous êtes actionnaire avec une participation d’au moins 25 % et que vous êtes marié sous le régime légal, votre conjoint doit également être mentionné dans le registre, même s’il ne possède pas d’actions en son nom propre et n’est ni administrateur ni gérant.

Quelles données ? Le registre UBO doit inclure l’identité, la date de naissance, la nationalité et le lieu de résidence des bénéficiaires effectifs, la date à laquelle ils sont devenus bénéficiaires effectifs et la raison pour laquelle ils le sont (p.ex. le pourcentage de parts). En outre, tout enregistrement ou modification de ces données doit être accompagné de documents prouvant que les informations relatives à chaque UBO sont adéquates, exactes et à jour, p.ex. une page de l’acte de constitution indiquant la répartition des actions, un organigramme signé et daté, le registre des actionnaires, etc.

Qui fournit ces informations ? Il s’agit d’une obligation incombant aux administrateurs ou aux gérants. Toutefois, vous pouvez mandater votre comptable pour le faire en votre nom.

Attention !  Si vous ne respectez pas vos obligations liées à ce registre, vous risquez une amende administrative. Pendant longtemps, le fisc s’est montré tolérant sur ce point, mais cette politique a pris fin début 2022.

Faut-il encore faire quelque chose ?

Tout est en ordre ? Pour autant que vous le sachiez, votre comptable a déjà effectué l’enregistrement UBO de votre/vos société(s) il y a longtemps. Cependant, il se peut que vous ayez encore besoin de faire quelque chose.

Mention d’une modification. L’objectif est que les informations contenues dans le registre UBO soient toujours à jour. Par conséquent, si quelque chose change, vous devez le signaler dans un délai d’un mois. Informez dès lors votre comptable le plus tôt possible, afin qu’il puisse s’en charger.

Une confirmation annuelle est requise. Même si rien ne change, vous devez confirmer l’exactitude des données chaque année, au plus tard à la date anniversaire de l’enregistrement ou de la dernière modification. Supposons que le premier enregistrement remonte au 01.10.2020 et que rien n’ait changé depuis, vous auriez dû confirmer l’enregistrement au plus tard le 01.10.2021 et vous devriez le refaire au plus tard le 01.10.2022. Renseignez-vous donc sur la date de cette confirmation et notez-la date dans votre agenda.

Conseil.  Si vous avez activé votre eBox enterprise, vous recevrez un rappel un mois à l’avance.